Guide utilisateur — Savoir quoi commander, à qui et au bon moment, passer commande auprès de vos fournisseurs, puis réceptionner les livraisons et mettre votre stock à jour.
À quoi sert ce module
Le module Achats & fournisseurs vous aide à gérer tout le cycle d'approvisionnement de votre commerce. Il analyse vos ventes et votre stock pour faire remonter ce qu'il faut réapprovisionner, vous permet de constituer et d'envoyer des commandes à vos fournisseurs, puis de réceptionner les livraisons. À chaque réception, votre stock se met à jour automatiquement, sans ressaisie.
Vous y gérez aussi vos fournisseurs, leurs coordonnées, ainsi que les conditions propres à chaque produit chez chaque fournisseur (référence, prix d'achat, quantité minimale, conditionnement).
Où le trouver
Le module se compose de plusieurs écrans complémentaires :
- Analyse de stock / réapprovisionnement : le point de départ. Pour chaque produit, vous voyez le stock actuel, les ventes sur la période, le rythme de vente et le nombre de jours de stock restants. C'est ici que vous constituez une commande à partir des suggestions.
- Commandes fournisseur : la liste de toutes vos commandes, avec leur statut. Vous y ouvrez le détail d'une commande, l'envoyez, la reprenez, la réceptionnez ou gérez ses documents.
- Réception : l'écran pour réceptionner une commande existante, ligne par ligne, avec saisie des quantités reçues et du suivi produit.
- Réception rapide : pour enregistrer une livraison en une seule étape, sans commande préalable.
- Configuration : les réglages du module, réservés aux administrateurs.
- Fournisseurs : l'écran de gestion de vos fournisseurs (coordonnées, création, modification, suppression).
Avant de commencer
- Assurez-vous que vos fournisseurs sont créés, avec au minimum leur nom (l'email est nécessaire pour leur envoyer les commandes par message).
- Vérifiez que vos produits existent dans le catalogue : l'analyse de réapprovisionnement s'appuie sur eux.
- Pour tirer parti des suggestions, il est utile d'avoir un historique de ventes : le calcul du rythme de vente se base sur les ventes des derniers jours (30 jours par défaut).
- Renseignez, pour vos produits, les conditions fournisseur (référence, prix d'achat, quantité minimale, colisage) afin que vos commandes soient pré-remplies.
Gérer vos fournisseurs
- Ouvrez l'écran Fournisseurs.
- Cliquez pour créer un fournisseur et renseignez son nom (obligatoire), puis ses coordonnées : email, téléphone, adresse, ville, code postal, pays, numéro de TVA et une description libre.
- Vous pouvez marquer un fournisseur comme actif ou inactif.
- Enregistrez. Le fournisseur est désormais disponible dans les analyses et lors de la création de commandes.
Pour modifier ou supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste et utilisez les actions correspondantes.
💡 Astuce : l'email du fournisseur est indispensable si vous souhaitez lui envoyer les commandes directement depuis Positize.
Définir les tarifs et conditions par produit
Chaque produit peut avoir des conditions propres chez un ou plusieurs fournisseurs.
- Depuis l'écran Analyse de stock / réapprovisionnement, ouvrez les informations fournisseur d'un produit.
- Renseignez, pour un fournisseur donné : la référence fournisseur, le prix d'achat, la quantité minimale de commande, le colisage (quantité par boîte, par palette).
- Vous pouvez ajouter plusieurs fournisseurs pour un même produit, en retirer un, ou en définir un par défaut.
- Enregistrez.
Ces conditions servent ensuite à pré-remplir automatiquement vos commandes et vos réceptions rapides.
💡 Astuce : le prix d'achat d'un produit n'est jamais modifié tout seul à la réception. Si vos tarifs changent, mettez-les à jour ici manuellement.
Consulter les suggestions de réapprovisionnement
- Ouvrez l'écran Analyse de stock / réapprovisionnement.
- Choisissez vos critères de recherche : fournisseur, marques, chaîne de recherche, et des filtres comme « uniquement les produits en alerte de stock », « uniquement les produits sans stock », « uniquement les invendus » ou « uniquement les produits sans fournisseur ».
- Lancez l'analyse. Pour chaque produit ou variante, Positize affiche :
- le stock actuel ;
- les ventes sur la période (par défaut les 30 derniers jours) ;
- le rythme de vente (ventes par jour) ;
- le nombre de jours de stock restants ;
- une prévision qui tient compte de ce que vous avez déjà commandé mais pas encore reçu.
- Les produits les plus proches de la rupture remontent en priorité. Un seuil d'alerte (en jours de stock) met en évidence ce qu'il faut recommander sans tarder.
💡 Astuce : si un produit n'a enregistré aucune vente sur la période, son rythme de vente et ses jours de stock ne peuvent pas être calculés : ces colonnes restent vides.
Créer et valider une commande fournisseur
- Depuis l'analyse de réapprovisionnement, sélectionnez les produits à commander et indiquez les quantités.
- Constituez la commande fournisseur à partir de cette sélection. Les référence, prix d'achat, quantité minimale et colisage se remplissent automatiquement d'après les conditions du produit.
- La commande est d'abord en brouillon. Vous pouvez la retrouver et la compléter depuis l'écran Commandes fournisseur.
- Pour la finaliser, envoyez-la : elle passe alors au statut envoyée, avec la date et l'auteur de l'envoi enregistrés, et reçoit une référence numérotée (par exemple SUP/2026/000001).
Depuis la liste des commandes, vous pouvez filtrer par statut, fournisseur, plage de dates et recherche, ouvrir le détail d'une commande, la reprendre (repasser en brouillon), la supprimer ou forcer sa clôture.
💡 Astuce : la référence de commande suit un format que vous pouvez personnaliser dans la configuration (voir plus bas).
Envoyer la commande et gérer ses documents
- Ouvrez une commande depuis l'écran Commandes fournisseur.
- Générez le document de commande au format PDF ou Excel.
- Envoyez l'email au fournisseur : Positize construit le message à partir de l'en-tête, du pied de page et de l'adresse de livraison configurés, et joint automatiquement le fichier Excel de la commande. Une adresse en copie peut être ajoutée automatiquement si elle est configurée.
- Vous pouvez aussi attacher vos propres documents à une commande (bon de commande signé, contrat, etc.) : téléversez, renommez, téléchargez ou supprimez ces pièces jointes depuis la commande.
💡 Astuce : si vous ne voulez pas joindre le fichier Excel à chaque email, désactivez cette option dans la configuration.
Réceptionner une commande
- Ouvrez l'écran Réception. Il charge la commande demandée, ou à défaut votre première commande à recevoir.
- Pour chaque ligne, saisissez la quantité reçue.
- Si le produit est suivi, renseignez son suivi : les numéros de série, ou les lots (numéro de lot et quantité).
- Si une commande de conformité est requise à l'entrée, renseignez les valeurs de conformité demandées : elles sont obligatoires et bloquent la validation tant qu'elles ne sont pas complétées (une exception justifiée reste possible).
- Validez :
- si toutes les quantités attendues sont reçues, la commande passe en reçue ;
- s'il manque des quantités, elle passe en partiellement reçue ;
- vous pouvez aussi forcer la clôture pour marquer la commande comme reçue.
À la validation, votre stock est mis à jour automatiquement en fonction des quantités reçues, ainsi que le suivi des séries et des lots. Une entrée est consignée dans votre registre et dans l'historique d'activité.
💡 Astuce : la mise à jour du stock est calculée par différence. Vous pouvez revalider une réception sans risque de créditer deux fois le stock.
Réceptionner rapidement, sans commande
Utilisez la réception rapide quand une livraison arrive sans commande préalable dans Positize.
- Ouvrez l'écran Réception rapide.
- Sélectionnez le fournisseur.
- Ajoutez les lignes : recherchez un produit ou saisissez-le librement, puis indiquez la quantité, le prix d'achat et la référence fournisseur. Les conditions connues du produit se pré-remplissent.
- Renseignez le suivi (série ou lot) et la conformité si nécessaire.
- Validez : la commande est créée puis immédiatement réceptionnée, et le stock est mis à jour, en une seule étape.
💡 Astuce : la réception rapide crée automatiquement une commande fournisseur reçue, que vous retrouverez ensuite dans l'historique de vos commandes.
Suivre et clôturer vos réceptions
- Depuis la Réception, vous pouvez enregistrer les quantités au fur et à mesure sans valider tout de suite, puis revenir plus tard.
- Une commande peut être partiellement reçue puis complétée à une livraison ultérieure.
- Un réceptionnaire peut être assigné à une commande, ce qui permet à chacun de retrouver ses commandes à recevoir.
- Les documents de réception (bon de livraison, etc.) s'attachent à la commande concernée.
Configuration (administrateur)
L'écran de configuration permet d'ajuster le comportement du module :
- Fenêtre de calcul des ventes (en jours, 30 par défaut) : période prise en compte pour calculer le rythme de vente.
- Seuil d'alerte de stock (en jours, 7 par défaut) : en deçà de ce nombre de jours de stock, un produit est signalé en alerte.
- Préfixe de numérotation des commandes (SUP/{année}/ par défaut) : format des références de commande, avec des jetons d'année, de mois et de jour.
- En-tête, pied de page et adresse de livraison du document de commande.
- Adresse en copie des emails envoyés aux fournisseurs.
- Joindre le fichier Excel à l'email fournisseur (activé par défaut).
- Affichage des images produit dans les écrans.
- Numéros de série obligatoires et lots obligatoires à la réception.
- Limiter la réception rapide aux produits du fournisseur.
Bon à savoir
- Le prix d'achat d'un produit n'est pas mis à jour automatiquement à la réception : chaque ligne de commande garde le prix saisi au moment de la commande. Pour faire évoluer un tarif, modifiez-le manuellement dans les conditions fournisseur du produit.
- La prévision de stock ne tient compte que des commandes en cours (brouillon, envoyée, en cours de réception, partiellement reçue) : c'est le stock déjà commandé mais pas encore livré.
- Les valeurs de conformité requises à l'entrée bloquent la validation d'une réception tant qu'elles ne sont pas complétées.
- Un produit peut avoir plusieurs fournisseurs, dont un par défaut.
- La suppression d'une commande peut, à votre choix, remettre le stock à jour (déstockage) ou non.
Modules liés
- Catalogue & produits (guide-catalogue-produits.md) — les achats s'appuient sur vos produits et leurs conditions fournisseur.
- Inventaire & stock (guide-inventaire-stock.md) — chaque réception met votre stock à jour automatiquement.
- Contacts — pour gérer vos interlocuteurs et coordonnées.
- Préparation & expédition (guide-preparation-expedition.md) — le réapprovisionnement alimente les commandes clients en attente.