Contacts

Guide utilisateur — Centralisez vos clients et vos fournisseurs, classez-les et gardez toutes leurs informations au même endroit.

À quoi sert ce module

Le module Contacts réunit sur une même plateforme :

• Vos clients, avec leurs coordonnées, leurs adresses, leurs documents et une vue d'ensemble de tout ce qui les concerne (achats, fidélité, abonnements, dons…).
• Vos fournisseurs, avec leurs coordonnées et leurs documents.

Vous organisez votre clientèle par groupes et par tags, et vous rattachez des documents à chaque contact.

ℹ️ Le suivi commercial des prospects et du pipeline (opportunités, affaires gagnées ou perdues) est traité dans un module dédié. Voir CRM.

Où le trouver

| Ce que vous cherchez | Où aller | |---|---| | Vue d'ensemble des contacts | Tableau de bord contacts | | Liste des clients et fiche 360° | Clients | | Liste des fournisseurs | Fournisseurs | | Groupes de clients | Groupes clients | | Étiquettes (tags) de clients | Tags clients | | Types de documents clients | Types de documents | | Réglages (numéro national, lecteur eID) | Configuration client |

Avant de commencer

• Un même client peut appartenir à un seul groupe mais porter plusieurs tags.
• Un seul groupe peut être défini comme groupe par défaut : il sera attribué automatiquement aux nouveaux clients.
• Certaines informations de la fiche client (achats, fidélité, abonnements, dons) n'apparaissent que si les modules correspondants sont activés dans votre boutique.
• Si vous utilisez l'application Desktop avec un lecteur de carte d'identité belge (eID), vous pouvez remplir une fiche client automatiquement en lisant la carte du client. Cette fonction s'active dans la configuration.

Gérer les fiches clients

Créer un client

1. Ouvrez l'écran Clients.
2. Cliquez sur le bouton de création.
3. Renseignez les informations : prénom, nom, email, téléphone, société, groupe, tags…
4. Complétez au besoin une adresse (rue, code postal, ville, pays ; le pays est la Belgique par défaut).
5. Enregistrez.

💡 Astuce : sur l'application Desktop avec le lecteur eID activé, présentez la carte d'identité du client au moment de la création : les coordonnées et les données d'identité (date et lieu de naissance, nationalité, numéro de carte) se remplissent d'elles-mêmes.

Modifier, cloner ou supprimer un client

1. Dans la liste Clients, repérez la fiche voulue (une recherche est disponible en haut de la liste).
2. Utilisez les actions en bout de ligne : éditer, ouvrir la vue 360°, cloner ou supprimer.
3. L'interrupteur de statut de chaque ligne permet d'activer ou de désactiver un client sans le supprimer.

Ajouter des adresses

Une fiche client peut comporter plusieurs adresses (livraison, facturation…). Chaque adresse peut recevoir un alias, un destinataire, une société, un numéro de TVA et un téléphone propres. Ajoutez ou modifiez les adresses depuis la fiche du client.

Classer avec les groupes et les tags

• Depuis la fiche client, choisissez son groupe et cochez ses tags.
• Dans la liste Clients, ouvrez le filtre pour n'afficher que les clients d'un groupe donné ou portant certains tags.

💡 Astuce : les groupes et les tags servent à segmenter votre clientèle (professionnels, membres, habitués…) et à cibler vos envois groupés.

Rattacher des documents à un client

1. Ouvrez la vue 360° du client, onglet Documents.
2. Ajoutez un document en choisissant son type, puis en joignant le fichier.
3. Selon le type choisi, une référence et/ou une date de validité peuvent être demandées.

Les documents vous permettent de conserver au même endroit tout ce qui doit être vérifié ou renouvelé pour un client.

Consulter la vue 360° d'un client

La vue 360° rassemble sur un seul écran tout ce qui concerne un client :

1. Depuis la liste Clients, cliquez sur l'action d'ouverture de la vue 360°.
2. Parcourez les sections disponibles :
   • Coordonnées et adresses du client.
   • Historique d'achat (commandes) — si le module de vente est activé.
   • Fidélité : compte et solde de points.
   • Abonnements — si le module d'abonnements est activé.
   • Dons — si le module de dons est activé.
   • Documents rattachés au client.
3. Vous pouvez enregistrer directement des modifications de la fiche depuis cette vue.

💡 Astuce : la vue 360° est le point de départ idéal avant un contact client — vous voyez d'un coup d'œil son historique et ses documents.

Gérer les fournisseurs

1. Ouvrez l'écran Fournisseurs.
2. Consultez la liste (nom, email, adresse). Une recherche par nom est disponible.
3. Cliquez pour créer un fournisseur, ou utilisez l'action d'édition en bout de ligne pour le modifier.
4. Supprimez un fournisseur avec l'action de suppression correspondante.

Comme pour les clients, vous pouvez rattacher des documents à un fournisseur (avec type, référence et date de validité), utiles pour les contrats ou les certificats à renouveler.

Suivre l'activité (tableau de bord contacts)

Le tableau de bord contacts affiche le nombre de contacts et de fournisseurs actifs, ainsi que les contacts et fournisseurs récents, avec un accès direct aux listes.

Configuration (administrateur)

Réglages client

Sur l'écran Configuration client, deux options sont disponibles :

• Collecter le numéro national : à activer uniquement si vous avez besoin de conserver cette donnée. Une fenêtre de confirmation s'affiche à l'activation, car il s'agit d'une donnée sensible.
• Activer le lecteur eID : autorise la lecture de la carte d'identité belge pour remplir automatiquement les fiches clients (application Desktop).

N'oubliez pas d'enregistrer après modification.

Groupes, tags et types de documents

• Groupes clients : créez et nommez vos groupes, désignez le groupe par défaut, activez ou désactivez chaque groupe.
• Tags clients : créez vos étiquettes avec un nom et une description.
• Types de documents : définissez les catégories de documents, en précisant pour chacune si une date de validité et une référence sont exigées (avec un libellé de référence personnalisé).

Bon à savoir

• Le groupe sert à segmenter et à cibler, mais il ne définit pas de grille de prix : c'est un critère d'organisation, pas un tarif.
• Un type de document peut exiger une date de validité et/ou une référence : configurez-le une fois, il s'applique à tous les documents de ce type.
• Un document rattaché à un contact ne peut pas être supprimé s'il est utilisé ailleurs (par exemple pour une justification de conformité) : retirez d'abord cet usage.
• En boutique connectée à un site e-commerce (Prestashop), vos clients sont gérés depuis votre site, qui reste la source de référence. Positize les récupère pour les retrouver en magasin et en caisse : dans ce cas, la liste interne des clients peut apparaître vide, c'est normal.

Modules liés

• CRM — suivez vos prospects et vos opportunités commerciales, rattachés à vos fiches clients.
• Point de vente — retrouvez et sélectionnez vos clients directement en caisse.
• Ventes & devis — les clients et adresses rattachés aux ventes.
• Communication — adressez des envois groupés à vos contacts filtrés.
• Fidélisation — le solde de points apparaît dans la vue 360° du client.
• Dons — les dons d'un client apparaissent dans sa vue 360°.