Guide utilisateur — pour les vendeurs et caissiers qui encaissent des ventes au comptoir, sur ordinateur, tablette ou smartphone.
À quoi sert ce module
Le point de vente transforme votre appareil en caisse complète. Vous ajoutez des produits au panier (scan, recherche ou navigation par catégories), vous encaissez avec un ou plusieurs modes de paiement, puis vous imprimez le reçu. Chaque vente met à jour votre stock et vos statistiques automatiquement, et peut créditer les points de fidélité du client. Depuis le même écran, vous pouvez aussi établir un devis, mettre une vente en attente, ou générer une facture ou un avoir.
Où le trouver
- Point de vente (/point-of-sale) : l'écran de caisse principal, là où se déroule chaque vente.
- Ventes (/sales-orders) : la liste des ventes enregistrées, pour rechercher, rouvrir ou modifier une commande existante.
- Configuration du point de vente (/pos-configuration) : les réglages d'affichage de la caisse, réservés aux administrateurs.
Avant de commencer
- Votre catalogue produits doit être renseigné pour pouvoir chercher et scanner des articles.
- Vérifiez que vos modes de paiement (espèces, carte, virement…) sont créés et actifs.
- Le programme de fidélité, les terminaux de paiement et le lecteur eID ne sont disponibles que s'ils sont activés dans votre installation.
Choisir la session de vente (magasin, expo, événement…)
Les sessions servent à séparer vos ventes selon leur contexte, pour pouvoir ensuite les comparer et les analyser à part : ventes en magasin, sur un marché, lors d'une expo, d'un salon, d'un événement ou sur une période donnée. Par défaut, vos ventes sont rattachées à la session Vente magasin.
- Ouvrez l'écran Point de vente.
- Sélectionnez la session dans laquelle enregistrer vos prochaines ventes :
- laissez Vente magasin pour l'activité courante au comptoir ;
- ou choisissez une session existante, ou créez-en une nouvelle (par exemple « Salon de mars » ou « Marché de Noël ») pour isoler les ventes d'un contexte particulier.
- Toutes les ventes que vous encaissez ensuite sont rattachées à cette session, jusqu'à ce que vous en changiez.
- Quand l'événement est terminé, vous pouvez fermer la session ; vos ventes courantes repartent alors sur Vente magasin.
💡 Astuce : la session n'est qu'une étiquette de regroupement — elle ne bloque rien. Vous retrouvez ce même filtre dans la liste des ventes et dans les statistiques pour comparer, par exemple, le chiffre d'un salon face à celui du magasin.
Ajouter des produits au panier
- Pour trouver un article, vous avez le choix :
- scanner son code-barres,
- taper son nom dans la recherche,
- naviguer dans l'arborescence des catégories, ou filtrer par marque ou par fournisseur (selon la configuration),
- le sélectionner dans la grille des meilleures ventes.
- Le produit s'ajoute au panier. Ajustez la quantité avec les boutons + et −.
- Si le produit a des déclinaisons, choisissez la variante voulue.
- Pour un article absent du catalogue, ajoutez une ligne libre en saisissant son intitulé et son prix.
- Pour supprimer une ligne, utilisez l'action de suppression sur cette ligne.
💡 Astuce : si l'option est activée, un scan ou une recherche qui ne renvoie qu'un seul résultat ajoute directement l'article au panier, sans clic supplémentaire.
Saisir les numéros de série et les lots
Certains produits sont suivis à l'unité (numéro de série) ou par lot.
- Ouvrez la ligne concernée dans le panier.
- Sélectionnez les numéros de série vendus (autant que la quantité) ou les lots correspondants.
- Validez votre saisie.
💡 Astuce : selon la configuration, la vente ne pourra pas être finalisée tant que les numéros de série ou les lots ne sont pas renseignés.
Rattacher un client
- Dans le panier, ouvrez la sélection du client.
- Recherchez une fiche existante, ou créez un nouveau client avec son adresse et son groupe.
- La vue client donne accès à son historique d'achat, à son solde de points et à ses commandes laissées en attente — que vous pouvez reprendre.
💡 Astuce : sur l'application Desktop équipée d'un lecteur de carte d'identité belge (eID), présentez la carte pour créer ou mettre à jour la fiche client automatiquement, sans saisie manuelle.
Appliquer des remises et avantages
- Remise de ligne : ouvrez la ligne et saisissez un prix spécifique ou une remise (en pourcentage ou en montant).
- Remise globale : dans l'écran des remises de commande, ajoutez une remise sur le total, en pourcentage ou en montant fixe.
- Code de réduction : saisissez un code de réduction issu de votre boutique en ligne (mode connecté).
- Carte cadeau : ajoutez une carte cadeau ; elle est comptée comme un paiement sur la vente.
- Points de fidélité : si le programme est actif, le solde du client s'affiche ; convertissez ses points en remise en un clic. Vous pouvez retirer cette remise pour lui rendre ses points.
Ajouter une livraison
- Ouvrez l'écran de livraison de la commande.
- Choisissez le transporteur et renseignez l'adresse de livraison.
- Indiquez le prix de port si nécessaire.
Encaisser et valider la vente
- Cliquez sur Valider.
- Saisissez le ou les paiements. Une même vente peut combiner plusieurs modes (par exemple une partie en carte, le reste en espèces).
- Pour un paiement par terminal (Mollie, Stripe, Worldline), lancez le paiement depuis la caisse : le montant est transmis au terminal sans double saisie.
- Choisissez l'issue de la vente selon le cas :
- finaliser la vente (commande clôturée) ;
- créer une facture ou un avoir ;
- créer un devis ;
- mettre en attente ou mettre en attente pour préparation.
- Confirmez. La vente est enregistrée, le stock mis à jour et, le cas échéant, les points de fidélité crédités.
💡 Astuce : tant que vous n'avez pas validé, la vente en cours reste sur votre poste ; vous pouvez la laisser de côté et y revenir plus tard.
Imprimer le reçu
Une fois la vente finalisée, le reçu peut être imprimé sur imprimante ticket ou généré en PDF. Selon le document produit, vous pouvez de la même façon imprimer une facture, un devis ou un avoir.
Configuration (administrateur)
Sur l'écran Configuration du point de vente, vous réglez l'apparence et le comportement de la caisse :
- Afficher ou non les images produits dans la grille.
- Activer les filtres par marque, par catégorie et par fournisseur.
- Afficher la grille des meilleures ventes et son nombre d'articles.
- Activer l'ajout automatique au panier d'un résultat unique.
- Définir le groupe client par défaut.
D'autres réglages de vente (préfixes des documents, textes d'en-tête et de pied, échéances de paiement, obligation de saisir les numéros de série et lots, arrondi espèces) se configurent dans les paramètres de vente.
Bon à savoir
- Multi-caisse : une vente ouverte sur un poste est verrouillée pour les autres pendant un court délai afin d'éviter les écrasements.
- Registre de conformité : une ligne déjà inscrite au registre ne peut plus être modifiée ni supprimée (produit, quantité, séries et lots figés).
- Retours et avoirs : un retour se saisit comme une ligne à quantité négative ; le stock est réintégré en conséquence.
- Devis : un devis ne met pas le stock à jour ; il devra être repris et revalidé pour devenir une vente.
- Arrondi espèces : l'arrondi des paiements en espèces est calculé automatiquement quand l'option est activée.
- Mode connecté (Prestashop) : le stock et les commandes restent synchronisés avec votre boutique en ligne, qui reste la source de référence.