Facturation électronique

Guide utilisateur — Émettez, transmettez et suivez vos factures électroniques conformes directement depuis vos ventes.

À quoi sert ce module

La facturation électronique structurée entre entreprises devient la norme en Belgique. Ce module transforme les factures que vous établissez déjà dans Positize en documents électroniques conformes au standard Peppol BIS 3.0, puis les achemine vers vos clients professionnels ou vers votre comptable.

Concrètement, il vous permet de :

Générer une e-facture (ou un avoir) à partir d'une vente existante, sans rien ressaisir.
La transmettre automatiquement, dès qu'une facture est émise pour un client identifié par son numéro de TVA.
Suivre l'état de chaque envoi (en attente, transmise, en erreur) sur un écran dédié.
Relancer un envoi en cas de problème et retrouver l'historique de toutes vos soumissions.

Deux voies de transmission sont possibles :

Billit (réseau Peppol) : vos factures partent sur le réseau Peppol vers vos clients professionnels qui y sont raccordés.
Email UBL : la facture, au format électronique, est envoyée par email à un destinataire que vous définissez (votre comptable, par exemple).

Dans les deux cas, le document produit respecte le standard Peppol BIS 3.0.

Où le trouver

Le module vit dans l'espace Ventes de Positize. Deux écrans le composent :

Suivi des e-factures : la liste de toutes vos e-factures avec leur statut, accessible depuis l'entrée EInvoicing du menu Ventes.
Configuration : les réglages du module (canal d'envoi, coordonnées du vendeur, numérotation), accessible depuis Configuration puis EInvoicing.

💡 Astuce : ces deux écrans sont réservés aux administrateurs. Si vous ne les voyez pas, demandez à un administrateur de votre boutique.

Avant de commencer

Avant d'émettre votre première e-facture, un administrateur doit préparer la configuration :

Choisir le canal d'envoi : Billit (Peppol) ou Email UBL. Tant que le canal reste sur Désactivé, aucune e-facture n'est transmise.
Renseigner les coordonnées légales du vendeur : au minimum le nom, le numéro de TVA et le numéro d'entreprise. Ces informations figurent sur chaque e-facture.
Compléter les paramètres du canal choisi :
- Pour Billit : la clé API et l'identifiant de dossier fournis par Billit.
- Pour Email UBL : l'adresse email du destinataire.
Vos factures doivent porter un numéro de TVA client : c'est ce numéro qui identifie un client professionnel et déclenche l'e-facturation.

💡 Astuce : la configuration est détaillée plus bas dans la section Configuration (administrateur). Faites ce réglage une fois pour toutes ; il s'applique ensuite à toutes vos ventes.

Transmettre une facture automatiquement

Une fois le module configuré, la transmission se fait sans intervention de votre part.

Établissez et validez votre vente dans Positize comme d'habitude, en créant la facture (ou l'avoir).
Assurez-vous que la commande porte bien un numéro de TVA client : c'est la condition qui identifie une vente entre professionnels.
À la validation, l'e-facture est préparée automatiquement et mise en file d'envoi.
Rendez-vous sur l'écran de suivi des e-factures pour vérifier qu'elle a bien été transmise (statut done).

💡 Astuce : un incident d'e-facturation ne bloque jamais la validation de votre vente. Si l'envoi échoue, la vente reste valide et vous pourrez relancer l'e-facture depuis l'écran de suivi.

Transmettre une facture manuellement

Deux cas de figure permettent de déclencher un envoi vous-même.

Si le mode manuel est activé dans la configuration, chaque e-facture est créée « en attente de déclenchement » et n'est pas envoyée tant que vous ne l'avez pas décidé :

Ouvrez l'écran de suivi des e-factures.
Repérez la ligne au statut awaiting-trigger (en attente de déclenchement).
Utilisez l'action Trigger (Déclencher) sur la ligne pour lancer l'envoi.

Pour créer une e-facture à partir d'une vente déjà existante, ouvrez le résumé de la commande concernée et utilisez le bouton Créer l'e-facture. Ce bouton n'apparaît que si la commande possède un numéro de facture, une référence de facture et un numéro de TVA, et si le canal d'envoi n'est pas désactivé.

💡 Astuce : vous pouvez sélectionner plusieurs lignes à la fois dans l'écran de suivi et les déclencher en une seule opération.

Suivre les statuts de vos e-factures

L'écran de suivi réunit toutes vos e-factures, les plus récentes en premier. Chaque ligne indique la commande d'origine, la référence, le canal et le statut.

Les statuts possibles sont :

pending : en attente, l'envoi est programmé.
awaiting-trigger : en attente de votre déclenchement manuel.
processing : envoi en cours de traitement.
done : transmise avec succès (acceptée par Billit ou email parti).
error : l'envoi a échoué ; un message d'erreur est affiché sur la ligne.
retry : une relance a été demandée et l'envoi est reprogrammé.

Pour vous y retrouver :

Utilisez le filtre par statuts pour n'afficher, par exemple, que les e-factures en erreur.
Utilisez la recherche pour retrouver une e-facture par sa référence, son identifiant ou un message d'erreur.
Enregistrez vos filtres préférés comme valeurs par défaut pour les retrouver à chaque visite.

💡 Astuce : le tableau de bord des ventes affiche un résumé des e-factures (en attente, en cours, transmises, en erreur). Cliquer sur un compteur vous amène directement à la liste filtrée correspondante.

Relancer un envoi en erreur ou en rejet

Lorsqu'une e-facture est en erreur, corrigez si nécessaire la cause indiquée dans le message d'erreur, puis relancez.

Ouvrez l'écran de suivi des e-factures.
Filtrez sur le statut error pour ne voir que les envois à reprendre.
Sur la ligne concernée, utilisez l'action Retry (Relancer). L'e-facture repart en file d'envoi et le message d'erreur est effacé.
Surveillez le passage au statut done ou, en cas de nouvel échec, le nouveau message d'erreur.

Pour renvoyer une e-facture déjà transmise (statut done), utilisez l'action Resend (Renvoyer). Un avertissement vous rappelle que la facture a déjà été envoyée une fois.

💡 Astuce : chaque tentative fait aussi l'objet de relances automatiques en arrière-plan. Attendez quelques instants avant de relancer manuellement une e-facture qui vient de partir.

Retrouver l'historique des soumissions

Chaque e-facture reste consultable dans l'écran de suivi, quel que soit son statut. Vous y disposez de :

La date de création de chaque e-facture (les plus récentes en tête).
Le compteur de relances et le dernier message d'erreur pour comprendre l'historique d'une ligne.
Le téléchargement du PDF de la facture, disponible à tout moment sur la ligne.
Un export de la liste (avec les filtres actifs) pour l'archivage ou le partage avec votre comptable.

💡 Astuce : combinez le filtre par statuts et la recherche avant d'exporter pour ne sortir que les e-factures d'une période ou d'un état précis.

Configuration (administrateur)

Rendez-vous sur l'écran de configuration (Ventes → Configuration → EInvoicing). Les réglages sont regroupés ainsi :

Canal : Désactivé, Billit (Peppol) ou Email UBL. Un seul canal est actif à la fois.
Mode manuel : si activé, chaque e-facture attend votre déclenchement au lieu de partir automatiquement.
Bloc Billit : clé API, identifiant de dossier (companyId), langue par défaut, et l'option Envoyer sur Peppol qui déclenche l'acheminement effectif sur le réseau. Sans cette option, la facture est créée dans Billit mais n'est pas expédiée sur Peppol.
Bloc Email UBL : adresse email du destinataire, adresses en copie (CC) et l'option d'y joindre le PDF.
Numérotation dédiée : si votre comptabilité l'exige, activez une numérotation propre aux e-factures (préfixes distincts pour factures et avoirs), avec un aperçu du prochain numéro.
Vendeur par défaut : les coordonnées légales de votre entreprise (nom, numéro de TVA, numéro d'entreprise, adresse, email, téléphone, et coordonnées bancaires IBAN/BIC pour les conditions de paiement).

À l'enregistrement, Positize vérifie que les champs obligatoires sont remplis : dès que le canal n'est pas désactivé, le nom du vendeur, son numéro de TVA et son numéro d'entreprise sont requis ; Billit exige en plus la clé API et l'identifiant de dossier ; Email UBL exige l'adresse du destinataire.

💡 Astuce : pour l'envoi par Email UBL, le destinataire est celui que vous indiquez dans la configuration (par exemple votre comptable), et non l'adresse de votre client.

Bon à savoir

Le numéro de TVA est la clé : une vente sans numéro de TVA client n'est pas considérée comme B2B et ne déclenche pas d'e-facture.
Factures et avoirs sont tous deux pris en charge (un montant négatif est traité comme un avoir).
Un échec n'affecte jamais votre vente : la validation de la commande aboutit même si l'e-facturation rencontre un problème ; vous relancez ensuite depuis l'écran de suivi.
Statut « done » signifie « accepté par Billit » ou « email parti ». Positize ne suit pas l'accusé de réception final du destinataire au-delà de cette étape.
Commandes Prestashop : les commandes de votre boutique Prestashop peuvent aussi générer des e-factures, déclenchées par un statut de commande que vous configurez côté Prestashop.

Modules liés

Ventes & devis — les factures et avoirs qui alimentent l'e-facturation y sont établis.
Point de vente — les ventes réalisées en caisse peuvent elles aussi donner lieu à une e-facture dès qu'un numéro de TVA client est présent.
Contacts — le numéro de TVA et les coordonnées de vos clients professionnels y sont gérés.