Guide utilisateur — Gérez vos abonnements récurrents, suivez leurs échéances, puis facturez d'un clic tout ce qui est arrivé à terme.
À quoi sert ce module
Le module Abonnements vous permet de gérer des abonnements : des prestations qui reviennent à intervalle régulier (quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel ou annuel). Positize calcule les montants, suit les échéances et vous indique quoi facturer et quand. Chaque abonnement facturé génère une vente et sa facture, comme n'importe quelle vente.
ℹ️ Pour les interventions ponctuelles facturées à la durée, voir le module Services.
Où le trouver
- Abonnements — la liste de tous vos abonnements, où vous les créez, gérez leur cycle de vie et les facturez.
- Tableau de bord des abonnements — la vue d'ensemble : compteurs par statut, échéances dues et abonnements récents.
- Configuration des abonnements — les réglages par défaut (réservé aux administrateurs).
Avant de commencer
- Vos clients doivent exister dans Positize pour être rattachés à un abonnement.
- Prévoyez un produit de type Abonnement : il porte le prix par défaut.
- Il est conseillé de renseigner d'abord la configuration (produit par défaut, période, génération de facture). Cette étape est réservée aux administrateurs.
- Important : la facturation n'est jamais automatique. Positize vous signale ce qui est dû, mais c'est toujours vous qui déclenchez la facturation.
Créer un abonnement client
- Ouvrez l'écran Abonnements.
- Cliquez sur Ajouter.
- Sélectionnez le client puis, si besoin, son adresse.
- Choisissez le produit d'abonnement.
- Définissez la période de facturation : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
- Indiquez la date de début et, si l'abonnement a un terme, une date de fin (facultative).
- Renseignez le prix et, si l'option est activée, la quantité ; le total se calcule automatiquement. Ajoutez des notes au besoin, puis enregistrez.
À la création, Positize calcule la prochaine échéance à partir de la date de début et de la période choisie, sauf si vous la saisissez vous-même.
💡 Astuce : définissez un produit d'abonnement et une période par défaut dans la configuration pour que chaque nouvel abonnement démarre déjà pré-rempli.
Gérer le cycle de vie d'un abonnement
Un abonnement peut être Actif, En pause, Annulé ou Expiré. Depuis le menu d'actions d'une ligne dans la liste Abonnements :
- Mettre en pause un abonnement actif pour suspendre temporairement sa facturation.
- Réactiver un abonnement en pause pour le remettre en service.
- Annuler un abonnement (une confirmation vous est demandée). Un abonnement annulé ne peut plus changer de statut ni être modifié.
💡 Astuce : un abonnement déjà facturé au moins une fois ne peut pas être supprimé — annulez-le plutôt, cela conserve son historique.
Facturer les abonnements arrivés à échéance
- Ouvrez le tableau de bord des abonnements : la table Abonnements à facturer liste tous ceux dont l'échéance est atteinte.
- Rendez-vous dans la liste Abonnements. Les abonnements dus portent une étiquette À facturer.
- Sélectionnez un ou plusieurs abonnements actifs et dus, tous du même client.
- Cliquez sur Facturer les abonnements (le bouton indique le nombre sélectionné), puis confirmez.
- Positize crée la ou les factures. La prochaine échéance de chaque abonnement avance alors automatiquement selon sa période, et son nombre de facturations augmente.
💡 Astuce : le bouton est indisponible si aucun abonnement actif n'est sélectionné, si vous mélangez plusieurs clients, ou si un abonnement n'est pas encore dû. Une info-bulle vous en explique la raison.
Suivre les échéances
- Le tableau de bord des abonnements affiche quatre cartes de compteurs par statut — Actifs (avec le revenu récurrent mensuel), En pause, Annulés et Expirés — ainsi que vos cinq abonnements les plus récents.
- La liste Abonnements affiche pour chaque ligne la prochaine échéance, le nombre de facturations et le statut. Un dialogue de filtres permet d'afficher, entre autres, les abonnements dus uniquement.
💡 Astuce : dans le dialogue de filtres, vous pouvez enregistrer vos filtres par défaut pour retrouver directement votre vue habituelle à chaque ouverture.
Configuration (administrateur)
L'écran de configuration est réservé aux administrateurs.
- Produit abonnement par défaut présélectionné à la création.
- Période de facturation par défaut.
- Afficher la quantité dans le formulaire.
- Générer la facture lors de la facturation.
Bon à savoir
- La facturation n'est jamais automatique. Aucun prélèvement ni renouvellement ne se déclenche seul. Positize signale ce qui est dû ; c'est vous qui lancez chaque facturation.
- La prochaine échéance d'un abonnement n'avance qu'après une facturation. Tant que vous n'avez pas facturé, l'abonnement reste marqué comme dû.
- Renouveler un abonnement, c'est simplement le facturer à nouveau : l'échéance suivante se recalcule d'elle-même.
- Le passage d'un abonnement au statut Expiré n'est pas automatique : indiquez-le manuellement lorsque l'abonnement prend fin.
- « Facturer » crée une commande et une facture ; le suivi du paiement se poursuit ensuite dans le flux de vente habituel, hors de ce module.
Modules liés
- Ventes & devis — retrouvez chaque abonnement facturé comme une vente, avec sa facture et ses statistiques.
- Services — pour les prestations ponctuelles plutôt que récurrentes.
- Contacts — gérez les clients rattachés à vos abonnements.
- Facturation électronique — transmettez les factures de vos clients professionnels.