Politique de confidentialité

Version : 2026-10-08 En vigueur depuis : 8 octobre 2026 URL de publication : https://positize.app/privacy

1. Deux rôles distincts

Fabian Ansart intervient à deux titres différents, qu'il importe de ne pas confondre.

Responsable de traitement — pour les données de ses propres clients : les organisations abonnées, les personnes qui gèrent leur compte et les utilisateurs auxquels elles donnent accès au logiciel. Ces traitements sont décrits à la partie A.

Sous-traitant — pour les données que ses clients introduisent dans le logiciel dans le cadre de leur activité : leurs propres clients, adhérents, donateurs, prospects et fournisseurs. Sur ces données, l'Éditeur n'agit que sur instruction de l'abonné, qui en est le responsable de traitement. Ces traitements sont décrits à la partie B et encadrés par l'accord de sous-traitance.

Si vous êtes le client d'un commerce qui utilise Positize, c'est à ce commerce qu'il faut adresser vos demandes : il est le seul à pouvoir y répondre.

2. Responsable de traitement

Fabian Ansart, Rue de Claminforge 75, 5070 Le Roux, Belgique BCE 0832.431.531 — TVA BE 0832.431.531

Contact pour toute question relative aux données personnelles : info@positize.app

L'Éditeur n'a pas désigné de délégué à la protection des données, sa situation ne répondant pas aux critères de l'article 37 du règlement général sur la protection des données. Cette appréciation est réexaminée à chaque évolution significative de l'activité.

3. Ce qui est traité, pourquoi, et sur quelle base

3.1 Compte et abonnement

Données : prénom, nom, adresse électronique, mot de passe (conservé sous forme d'empreinte), dénomination de l'organisation, adresse postale, code postal, ville, pays, numéro de TVA, numéro de téléphone.

Finalités : création et gestion du compte, ouverture des boutiques, gestion de l'abonnement, relation contractuelle.

Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b).

Conservation : pendant toute la durée du contrat, puis trente jours, sous réserve des obligations comptables.

3.2 Vérification de l'adresse électronique et réinitialisation du mot de passe

Données : adresse électronique, code à usage unique, date d'expiration, statut d'utilisation.

Finalités : vérifier l'adresse à l'inscription, permettre la réinitialisation d'un mot de passe oublié.

Base légale : exécution du contrat et intérêt légitime à la sécurité des comptes (articles 6.1.b et 6.1.f).

Conservation : jusqu'à utilisation ou expiration du code.

3.3 Utilisateurs des boutiques

Données : prénom, nom, adresse électronique, mot de passe (empreinte), droits d'administration, modules accessibles.

Finalités : authentification et gestion des droits.

Base légale : exécution du contrat conclu avec l'organisation employeuse.

Conservation : jusqu'à la suppression de l'utilisateur par son organisation, puis avec la boutique.

Les utilisateurs sont des salariés, bénévoles ou collaborateurs de l'abonné. C'est à l'abonné qu'il revient de les informer de la création de leur accès et de la journalisation de leur activité.

3.4 Sessions de connexion

Données : jeton de session, dates de création et de dernière activité, état, adresse IP et agent utilisateur (navigateur et système d'exploitation).

Finalités : maintenir la session, permettre à un administrateur de repérer et de révoquer une connexion suspecte, prévenir les accès frauduleux.

Base légale : intérêt légitime à la sécurité du service (article 6.1.f).

Conservation : une session déconnectée est supprimée après sept jours ; une session inactive après trente jours. La suppression est automatique et quotidienne. Le cache de session expire après neuf heures.

Accès : le personnel habilité de l'Éditeur peut consulter ces informations depuis son outil d'administration, aux seules fins de support et de sécurité.

3.5 Paiement et facturation

Données : identifiants attribués par le prestataire de paiement (client, paiement, abonnement, mandat), montants, devise, statut, date de paiement, et un instantané figé des données de facturation au moment de l'émission (identité, adresse, numéro de TVA, mention de taxe).

Finalités : encaissement de l'abonnement, émission des factures, obligations comptables et fiscales.

Base légale : exécution du contrat et obligation légale (articles 6.1.b et 6.1.c).

Conservation : les factures et pièces comptables sont conservées sept ans, conformément à la législation belge.

Coordonnées bancaires : elles ne sont ni collectées ni conservées par l'Éditeur. Elles sont saisies directement auprès du prestataire de paiement, qui les traite pour son propre compte.

3.6 Support

Données : objet et contenu des tickets et des messages, nom et adresse électronique de l'auteur, adresse de la page depuis laquelle le ticket a été ouvert, version de l'application, pièces jointes.

Finalités : traitement des demandes d'assistance et suivi des anomalies.

Base légale : exécution du contrat.

Conservation : trois ans à compter de la clôture du ticket.

Les pièces jointes et les messages sont en texte et fichiers libres : ils peuvent contenir des données relatives à des tiers. Il est demandé de n'y joindre que ce qui est nécessaire au traitement de la demande, et d'occulter les données non pertinentes.

3.7 Journaux techniques

Données : adresse électronique de l'utilisateur, méthode et adresse de la requête, horodatage, messages d'erreur. Les journaux applicatifs sont cloisonnés par boutique.

Finalités : exploitation, diagnostic d'incident, sécurité.

Base légale : intérêt légitime (article 6.1.f).

Conservation : trente jours, par rotation automatique.

3.8 Preuve de l'acceptation des conditions

Données : date et heure d'acceptation, version acceptée.

Finalité : établir la preuve du consentement contractuel.

Base légale : intérêt légitime et obligation probatoire (article 6.1.f).

Conservation : durée du contrat, puis prescription légale.

3.9 Configuration technique des boutiques

Certains éléments de configuration fournis par l'abonné sont conservés pour faire fonctionner les interconnexions qu'il a demandées : jetons d'accès, informations de l'appareil utilisé comme passerelle d'envoi de messages courts, identifiants d'accès à sa propre boutique en ligne ou à son serveur de messagerie.

Base légale : exécution du contrat.

Conservation : jusqu'au retrait de la configuration ou à la suppression de la boutique.

4. Mesure d'audience du site vitrine

L'application ne comporte aucun outil de mesure d'audience, aucun traceur publicitaire et aucun outil de suivi comportemental : ni Google Analytics, ni Matomo, ni pixel de réseau social, ni service de remontée d'erreurs tiers.

Le site vitrine positize.app (pages publiques : présentation, tarifs, guides) utilise Google Analytics, uniquement avec votre accord, donné ou refusé au moyen du bandeau affiché lors de la première visite.

Données : identifiant aléatoire attribué au navigateur, pages consultées, durée et profondeur de lecture, site d'origine, type d'appareil, système et navigateur, pays et ville approximatifs. L'adresse IP sert à déduire la localisation, puis est supprimée par Google sans être enregistrée. Ces données ne permettent pas à l'Éditeur de savoir qui vous êtes et ne sont pas rapprochées de votre compte Positize.

Finalité : connaître la fréquentation du site et les contenus utiles, pour l'améliorer.

Base légale : consentement (article 6.1.a), retirable à tout moment par le lien « Gérer le consentement », présent sur chaque page, sans effet sur la licéité de la mesure déjà effectuée.

Destinataire : Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande, agissant pour le compte de l'Éditeur. Les signaux Google et le partage des données avec Google à ses propres fins sont désactivés.

Conservation : 14 mois dans Google Analytics ; les cookies expirent après deux ans.

Les polices de caractères sont hébergées sur l'infrastructure de l'Éditeur et non chargées depuis un service tiers.

Le détail des cookies figure dans la politique cookies.

5. Destinataires

Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des fins publicitaires.

Y accèdent :

• le personnel habilité de l'Éditeur, dans la limite de ses fonctions ;
• les prestataires techniques agissant pour le compte de l'Éditeur, énumérés dans la

liste des sous-traitants ultérieurs ;

• les autorités publiques, sur réquisition régulière.

6. Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont hébergées en France, sur des serveurs loués auprès d'OVH SAS dans son centre de données de Gravelines, et sauvegardées toutes les heures sur une infrastructure distincte située en Belgique, dont une copie chiffrée est répliquée chaque jour en Finlande. Elles ne quittent donc pas l'Union européenne.

La mesure d'audience du site vitrine (article 4) fait exception : Google peut transférer ces données aux États-Unis, dans le cadre de la décision d'adéquation du 10 juillet 2023 (EU-U.S. Data Privacy Framework), à laquelle Google LLC est certifiée. Ce transfert n'a lieu que si vous avez accepté la mesure d'audience.

Certains prestataires de paiement peuvent, pour leurs propres besoins, opérer des transferts vers des pays tiers. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou par une décision d'adéquation. Le détail figure dans la liste des sous-traitants.

7. Sécurité

Les mesures mises en œuvre comprennent notamment le chiffrement des communications, l'isolation des données de chaque abonné dans un espace de base de données et un espace de stockage dédiés, le stockage des mots de passe sous forme d'empreintes calculées avec une fonction de dérivation résistante, la limitation du nombre de tentatives de connexion, l'expiration et la purge automatiques des sessions, et le cloisonnement des journaux par boutique.

Le détail des mesures techniques et organisationnelles figure en annexe de l'accord de sous-traitance.

8. Vos droits

Toute personne dont les données sont traitées par l'Éditeur en qualité de responsable dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Ces droits s'exercent auprès de info@positize.app. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe. Une pièce d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur ; elle n'est alors pas conservée.

Certaines demandes ne peuvent aboutir : les données de facturation ne peuvent être effacées avant l'expiration du délai légal de conservation, et les données nécessaires à l'exécution du contrat ne peuvent l'être tant que celui-ci est en cours.

9. Réclamation

Toute personne peut introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle :

Autorité de protection des données Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles contact@apd-gba.be — https://www.autoriteprotectiondonnees.be

10. Ce que l'Éditeur héberge pour ses clients

Lorsqu'un commerce, une association ou un club utilise Positize, il introduit dans le logiciel des données relatives à ses propres clients, adhérents, donateurs, prospects et fournisseurs. L'Éditeur n'en est pas le responsable de traitement. Il les héberge et les traite exclusivement sur instruction de l'abonné.

Selon les modules activés, ces données peuvent comprendre :

• l'identité et les coordonnées (nom, adresse électronique, téléphone, adresses

postales, société, numéro de TVA) ;

• la date de naissance et l'appartenance à un groupe ou à des étiquettes de

segmentation ;

• l'historique d'achat, les documents de vente, les paiements et les expéditions ;
• les adhésions, les cotisations, les dons et les attestations fiscales

correspondantes ;

• les comptes et transactions de fidélité ;
• les destinataires et le contenu des campagnes de courriers électroniques et de

messages courts ;

• les tickets d'atelier, les dépôts-ventes et leurs annotations libres ;
• les documents téléversés par l'abonné (justificatifs, titres, autorisations) ;
• pour les activités réglementées, le numéro de Registre national, le **numéro et la

validité de la carte d'identité**, la date et le lieu de naissance, la nationalité, et les entrées de registres légaux.

Le numéro de Registre national fait en Belgique l'objet d'un régime d'encadrement spécifique : il ne doit être collecté que par les abonnés qui y sont légalement autorisés, et pour les seules finalités que la loi prévoit. L'application affiche un avertissement en ce sens avant toute saisie.

11. Répartition des responsabilités

Les conditions détaillées, les durées, les mesures de sécurité et la liste des prestataires figurent dans l'accord de sous-traitance.

12. Conservation et suppression

L'Éditeur ne détermine pas de lui-même la durée de conservation des données de la partie B : elle relève de l'abonné, dans les limites que lui impose la loi.

En fin de contrat, les données sont récupérables pendant trente jours au moyen de la fonction d'export intégrée, puis définitivement supprimées : l'espace de base de données de la boutique et son espace de stockage de fichiers sont détruits.

13. Vous êtes le client d'un commerce utilisant Positize

Adressez votre demande directement à ce commerce. Lui seul connaît la finalité pour laquelle vos données ont été collectées et dispose du pouvoir d'y accéder, de les rectifier ou de les effacer. L'Éditeur n'est pas autorisé à agir sur ces données sans instruction de sa part, et transmettra toute demande qu'il recevrait directement.

14. Modifications

Cette politique peut être modifiée pour tenir compte de l'évolution du service ou du cadre légal. La version en vigueur est celle publiée à cette adresse. Toute modification substantielle est notifiée aux abonnés par courrier électronique au moins trente jours avant son entrée en vigueur.

Version 2026-10-08. Les versions antérieures sont communiquées sur demande à info@positize.app.