Guide — Préparation & expédition

Guide utilisateur — Préparez vos commandes de bout en bout : collecte des articles, mise en colis et suivi de l'avancement, jusqu'à la notification du client.

À quoi sert ce module

Le module Préparation & expédition organise le traitement de vos commandes après la vente. Il vous accompagne à chaque étape :

• Collecte (picking) : rassembler les articles de plusieurs commandes en une seule tournée, produit par produit.
• Empaquetage : répartir les articles dans les colis, choisir un modèle de colis et consommer les matériaux d'emballage (déduits automatiquement de votre stock).
• Suivi : voir en un coup d'œil où en est chaque commande, par statut et par opérateur.

Les commandes traitées peuvent provenir aussi bien de votre point de vente que de votre boutique en ligne. Plusieurs personnes peuvent travailler en parallèle, chacune sur ses propres commandes.

Où le trouver

Le module se trouve dans le menu Préparation de commandes :

• Collecte : sélectionner des commandes et rassembler leurs articles.
• Empaquetage : mettre en colis une commande collectée.
• Commandes : rechercher et suivre toutes les commandes en préparation, filtrer (entonnoir) par statut, collecteur ou empaqueteur.
• Mes performances : vos propres statistiques de collecte et d'empaquetage, comparées à vos journées précédentes.
• Configuration → Modèles de colis : créer vos modèles de colis réutilisables et, avec une boutique en ligne connectée, régler la configuration par transporteur.
• Configuration → Configuration : régler le comportement du module (réservé aux administrateurs).

Le tableau de bord de préparation se trouve dans Statistiques → Préparation de commandes.

Avant de commencer

• Les commandes n'apparaissent à la préparation que lorsqu'elles sont prêtes à être préparées (statut « en attente de préparation » pour les commandes du point de vente, ou statut configuré pour les commandes de la boutique en ligne).
• Pour que les matériaux d'emballage soient déduits du stock, ils doivent exister comme produits de type matériau d'emballage dans votre catalogue.
• Renseignez le poids de vos produits (champ Poids (kg) de la fiche produit, section Inventaire & stock). Une déclinaison peut avoir son propre poids ; laissé vide, elle reprend celui du produit. Le poids des produits sert à calculer le poids de la commande et de chaque colis, et le nombre de colis nécessaires.
• Pour une collecte plus rapide, renseignez aussi l'emplacement et le code-barres de vos produits : ils sont affichés sur chaque ligne à collecter.
• Les transporteurs et les frais de port proviennent de votre boutique en ligne connectée (Prestashop ou WooCommerce). Sans connexion, le module reste utilisable pour la collecte et l'empaquetage, mais la liste des transporteurs et les tarifs viennent de la boutique.

Collecter les articles des commandes

1. Ouvrez la page Collecte. Si vous n'avez aucune collecte en cours, la page vous indique combien de commandes attendent d'être préparées.
2. Cliquez sur Ajouter une commande : la liste des commandes prêtes à préparer s'affiche.
3. Cochez les commandes à traiter (ou Tout sélectionner). Avec une boutique en ligne connectée, vous pouvez filtrer par transporteur, par source et par statut.
4. Cliquez sur Préparer ces commandes. Chaque commande sélectionnée passe au statut Collecte en cours et vous est attribuée.

1. La page regroupe les articles de toutes vos commandes par produit, avec la référence, le stock, le code-barres et l'emplacement. Pour chaque produit, saisissez la quantité collectée (ou scannez l'article) au fur et à mesure.
2. Dépliez un produit pour voir les commandes qui le demandent et répartir la quantité commande par commande.
3. Le compteur en haut indique combien de commandes sont entièrement collectées. Cliquez sur Valider la commande collectée (ou Valider les commandes collectées) puis confirmez. Les commandes passent au statut Collectée et deviennent disponibles pour l'empaquetage.

💡 Astuce : le bouton de tri permet de choisir l'ordre d'affichage des produits, par exemple par emplacement. Bien trié, votre parcours dans le magasin est plus rapide. L'ordre par défaut se règle dans la configuration.

Empaqueter et mettre en colis

1. Ouvrez la page Empaquetage et cliquez sur Sélectionner une commande. La liste affiche les commandes à empaqueter avec leur transporteur et leur poids total.
2. Cliquez sur Assigner pour prendre une commande en charge. Elle passe au statut Empaquetage en cours.

1. Chaque ligne de la commande affiche la quantité collectée et la quantité empaquetée. Le colis en cours est rappelé au-dessus du compteur d'empaquetage.
2. Gérez les colis en bas de l'écran : les boutons − et + retirent ou ajoutent un colis. Chaque colis affiche son poids, calculé à partir du poids à vide de son modèle et du poids des produits placés dedans ; un badge indique le nombre d'articles du colis.
3. Pour chaque ligne, saisissez (ou scannez) la quantité empaquetée dans le colis en cours.

1. Cliquez sur un colis pour le modifier : choisissez son modèle (qui reprend ses dimensions, son poids à vide et ses matériaux) et ajustez les matériaux d'emballage consommés (carton, calage, etc.). Ils seront déduits de votre stock à la validation.

1. Si vos produits sont suivis par numéro de série ou par lot, renseignez ces informations à cette étape.
2. Cliquez sur Valider. Le badge du bouton indique le nombre d'articles qui restent à empaqueter.

Deux cas à la validation :

• Tout est empaqueté : la commande passe au statut Empaquetée. Les matériaux sont déduits du stock et, si vous l'avez activé, un SMS peut prévenir le client (voir plus bas).
• Il reste des articles à empaqueter (si l'empaquetage partiel est autorisé) : la commande passe au statut Partiellement empaquetée et redevient disponible pour qu'une autre personne (ou vous-même plus tard) termine l'envoi restant.

💡 Astuce : le bouton de désassignation, à côté de Valider, vous permet de laisser la commande à un collègue.

Répartir automatiquement dans plusieurs colis

1. Ouvrez la page Modèles de colis, section configuration par transporteur.
2. Pour un transporteur donné, choisissez un modèle de colis par défaut et un poids maximum par colis.
3. Enregistrez.

Désormais, si l'option Créer automatiquement les colis nécessaires est activée dans la configuration, Positize calcule au début de l'empaquetage le nombre de colis nécessaires en fonction du poids total de la commande et du poids maximum autorisé, et prépare directement ce nombre de colis.

💡 Astuce : un colis est toujours créé au minimum. Le poids maximum n'a d'effet que s'il est renseigné et que le poids de la commande est connu, d'où l'intérêt de renseigner le poids de vos produits.

La liste des transporteurs provient de votre boutique en ligne connectée : sans boutique connectée, cette section n'apparaît pas.

Créer un modèle de colis

1. Ouvrez la page Modèles de colis.

1. Cliquez sur Ajouter et donnez un nom au modèle.
2. Renseignez ses dimensions (longueur, largeur, hauteur) et son poids à vide.
3. Ajoutez les matériaux par défaut inclus dans ce type de colis, avec leur quantité (par exemple un carton et deux mètres de papier bulle).
4. Enregistrez. Le modèle est réutilisable lors de l'empaquetage et peut être défini comme modèle par défaut d'un transporteur.

💡 Astuce : vous pouvez désactiver un modèle (interrupteur Activé) sans le supprimer pour qu'il ne soit plus proposé, tout en conservant l'historique.

Suivre les commandes en préparation

1. Ouvrez la page Commandes du menu Préparation de commandes.
2. La liste de toutes les commandes en préparation s'affiche, avec leur statut, leur collecteur et leur empaqueteur. Filtrez selon vos besoins :
   • par statut (Collecte en cours, Collectée, Empaquetage en cours, Partiellement empaquetée, Empaquetée) ;
   • par collecteur ou empaqueteur ;
   • par recherche libre.

1. Le bouton en bout de ligne ouvre le résumé de la commande : quantités commandées, collectées et empaquetées, et les informations de préparation (statut, date de collecte, collecteur…). Depuis ce résumé, vous pouvez reprendre ou supprimer la préparation. Pour une commande du point de vente, la supprimer la ramène à l'état « En attente de préparation ».

1. Cochez plusieurs commandes puis ouvrez Actions groupées : Modifier la sélection change d'un coup leur statut, leur collecteur ou leur empaqueteur, Supprimer les retire.

Suivre mes performances

La page Mes performances montre à chaque préparateur ses propres chiffres, pour qu'il se compare à lui-même d'un jour à l'autre. Elle ne montre jamais les chiffres des collègues.

1. Ouvrez Préparation de commandes → Mes performances.
2. Choisissez Collecte ou Empaquetage en haut à droite (le choix est mémorisé).
3. Les cartes du haut résument votre journée : commandes, articles, colis (empaquetage) ou temps actif (collecte), et articles par heure. Sous chaque chiffre :
   • votre moyenne des journées travaillées des 30 derniers jours, et l'écart en pourcentage ;
   • votre record (meilleure journée) et sa date. Quand vous le battez, le badge Nouveau record ! s'affiche avec l'ancien record.
4. Le graphique Mes 30 derniers jours montre votre production jour par jour (commandes ou articles), la journée en cours en vert foncé et votre moyenne en pointillés.
5. Le tableau Mes dernières journées détaille vos 14 dernières journées travaillées.

Bon à savoir :

• Le temps actif va du début de la collecte (ou de l'assignation pour l'empaquetage) jusqu'à la validation. Les commandes collectées ensemble dans une même tournée ne sont comptées qu'une fois. Une commande restée ouverte plus de 4 heures n'est pas prise en compte dans le temps, pour ne pas fausser le rythme.
• Le rythme (articles par heure) n'est calculé qu'au-delà de 10 minutes de temps actif dans la journée.
• En empaquetage, seules les commandes entièrement empaquetées sont comptées.
• Une préparation supprimée disparaît aussi de vos statistiques.

Consulter le tableau de bord

1. Ouvrez Statistiques → Préparation de commandes et choisissez la période (par défaut, les 30 derniers jours) et le regroupement (par jour, semaine ou mois).
2. Vous y retrouvez, sur la période choisie :
   • le nombre de commandes préparées et son évolution par rapport à la période précédente ;
   • le nombre de commandes en cours ;
   • le temps moyen de collecte et le temps moyen d'empaquetage ;
   • un graphique des commandes préparées par date ;
   • la répartition des commandes par collecteur et par empaqueteur, le classement des meilleurs préparateurs et la répartition par statut des commandes en cours.

💡 Astuce : le tableau de bord vous permet de comparer la charge et le rythme de chaque opérateur.

À propos des étiquettes d'expédition et du transporteur

Le choix du transporteur et le calcul des frais de port sont gérés par votre boutique en ligne connectée (Prestashop ou WooCommerce) : Positize récupère la liste des transporteurs et les tarifs, mais ne les calcule pas lui-même. Avec WooCommerce, les transporteurs sont les modes de livraison de vos zones d'expédition (forfait, livraison gratuite, retrait…).

À ce jour, la génération des étiquettes d'expédition et l'attribution d'un numéro de suivi ne sont pas réalisées par ce module. Ces opérations, lorsqu'elles existent, relèvent de votre boutique en ligne ou de vos outils d'impression. Le module se concentre sur la collecte, l'empaquetage et le suivi interne.

Configuration (administrateur)

Ouvrez Configuration → Configuration pour régler le comportement du module :

• Options de collecte : afficher sous chaque produit les commandes qui le demandent, afficher les images des produits, ordre d'affichage des produits (champ et sens du tri), autoriser la collecte partielle, afficher la note du client.
• Options d'empaquetage : ordre d'affichage des produits, n'empaqueter que ses propres commandes collectées, autoriser l'empaquetage sans collecte, autoriser l'empaquetage partiel, créer automatiquement les colis nécessaires selon le poids maximum par transporteur, exiger au moins un matériau par colis, afficher la note du client.
• Envoyer un SMS après l'empaquetage : rédiger le contenu du SMS et activer l'envoi pour les commandes Positize (et, avec une boutique en ligne connectée, pour ses commandes). Les SMS partent d'un téléphone Android équipé de l'application Positize SMS, à installer par un fichier APK en autorisant les paramètres restreints (voir le guide Application Positize SMS).
• Commandes de la boutique en ligne (avec une boutique connectée) : choisir de les préparer ou non, et définir quels statuts de commande sont éligibles à la préparation, ainsi que le statut à appliquer après la collecte et après l'empaquetage.

La configuration par transporteur (modèle de colis par défaut, poids maximum) et les modèles de colis se règlent quant à eux sur la page Modèles de colis.

Bon à savoir

• Une commande ne peut avoir qu'un seul ordre de préparation ; une commande déjà en préparation n'est pas reproposée.
• Le suivi du parcours d'une commande passe par les statuts : Collecte en cours → Collectée → Empaquetage en cours → Partiellement empaquetée / Empaquetée.
• Pour une commande du point de vente, l'avancement de la préparation se répercute sur le statut de la commande (en préparation, partiellement préparée, préparée).
• Les matériaux d'emballage ne sont déduits du stock qu'au moment où la commande est entièrement empaquetée.
• Le SMS de notification n'est envoyé qu'au passage en « Empaquetée », si le canal est activé, qu'un contenu est renseigné et qu'un numéro de téléphone existe pour le client.
• Le tableau de bord agrège un nombre limité d'ordres à la fois ; sur de très gros volumes, les chiffres peuvent être partiels sur une période très large.

Modules liés

• Point de vente — voir le guide Point de vente : les commandes encaissées en magasin alimentent la préparation.
• Ventes & devis — voir le guide Ventes & devis : les commandes à préparer proviennent de vos ventes.
• Inventaire & stock — voir le guide Inventaire & stock : les matériaux d'emballage consommés y sont déduits du stock.
• Statistiques — voir le guide Statistiques : pour un suivi plus large de votre activité au-delà de la préparation.
• Application Positize SMS — installer le téléphone qui envoie le SMS « commande prête ».