Guide utilisateur — Préparez vos commandes de bout en bout : prélèvement des articles, mise en colis et suivi de l'avancement, jusqu'à la notification du client.
À quoi sert ce module
Le module Préparation & expédition organise le traitement de vos commandes après la vente. Il vous accompagne à chaque étape :
- Prélèvement (picking) : rassembler les articles d'une commande, ligne par ligne.
- Emballage : constituer les colis, renseigner leurs dimensions et leur poids, consommer les matériaux d'emballage (déduits automatiquement de votre stock).
- Suivi : voir en un coup d'œil où en est chaque commande, par statut et par opérateur.
Les commandes traitées peuvent provenir aussi bien de votre point de vente que de votre boutique en ligne. Plusieurs personnes peuvent travailler en parallèle, chacune sur ses propres commandes.
Où le trouver
Le module se compose de plusieurs écrans, accessibles depuis le menu :
- Picking (page Picking) : sélectionner des commandes et prélever leurs articles.
- Emballage (page Emballage) : constituer les colis d'une commande prélevée.
- Ordres de préparation (page Ordres de préparation) : rechercher et suivre l'ensemble des ordres, filtrer par statut, dates, opérateur, transporteur.
- Modèles de colis (page Modèles de colis) : créer vos modèles de colis réutilisables et régler la configuration par transporteur.
- Configuration (page Configuration) : régler le comportement du module (réservé aux administrateurs).
Un tableau de bord dédié réunit par ailleurs vos statistiques de préparation.
Avant de commencer
- Les commandes n'apparaissent à la préparation que lorsqu'elles sont prêtes à être préparées (statut « en attente de préparation » pour les commandes du point de vente, ou statut configuré pour les commandes de la boutique en ligne).
- Pour que les matériaux d'emballage soient déduits du stock, ils doivent exister comme produits de type matériau d'emballage dans votre catalogue.
- Les transporteurs et les frais de port proviennent de votre boutique en ligne connectée (Prestashop). Sans connexion, le module reste utilisable pour le prélèvement et l'emballage, mais la liste des transporteurs et les tarifs viennent de la boutique.
Prélever les articles d'une commande
- Ouvrez la page Picking. Un compteur vous indique combien de commandes sont à préparer.
- Cliquez sur Ajouter des commandes : la liste des commandes prêtes à préparer s'affiche.
- Filtrez au besoin par statut, par source (point de vente ou boutique en ligne) ou par transporteur, puis sélectionnez les commandes à traiter.
- Lancez le prélèvement : un ordre de préparation est créé pour chaque commande sélectionnée (statut prélèvement en cours).
- Pour chaque ligne, saisissez la quantité prélevée au fur et à mesure que vous rassemblez les articles.
- Une fois tous les articles rassemblés, cliquez sur Valider le prélèvement. La commande passe au statut prélevée et devient disponible pour l'emballage.
💡 Astuce : l'ordre d'affichage des produits à prélever peut être réglé dans la configuration (par exemple par nom). Bien trié, votre parcours de prélèvement dans le magasin est plus rapide.
Emballer et mettre en colis
- Ouvrez la page Emballage. Votre première commande à emballer se présente automatiquement, ou vous pouvez ouvrir une commande précise depuis la liste des ordres.
- La commande passe au statut emballage en cours.
- Constituez les colis : ajoutez autant de colis que nécessaire, ou appliquez un modèle de colis pour reprendre d'un clic ses dimensions, son poids et ses matériaux.
- Renseignez pour chaque colis ses dimensions (hauteur, largeur, longueur) et son poids.
- Ajoutez les matériaux d'emballage consommés (carton, calage, etc.). Ils seront déduits de votre stock à la validation.
- Répartissez les quantités de chaque ligne de la commande dans les colis correspondants.
- Si vos produits sont suivis par numéro de série ou par lot, renseignez ces informations à cette étape.
- Cliquez sur Valider l'emballage.
Deux cas à la validation :
- Tout est emballé : la commande passe au statut emballée. Les matériaux sont déduits du stock et, si vous l'avez activé, un SMS peut prévenir le client (voir plus bas).
- Il reste des articles à emballer : la commande passe au statut partiellement emballée et redevient disponible pour qu'une autre personne (ou vous-même plus tard) termine l'envoi restant.
💡 Astuce : vous pouvez vous assigner une commande à emballer pour signaler que vous vous en occupez, et vous désassigner si vous devez la laisser à un collègue.
Répartir automatiquement dans plusieurs colis
- Ouvrez la page Modèles de colis, section configuration par transporteur.
- Pour un transporteur donné, choisissez un modèle de colis par défaut et un poids maximum par colis.
- Enregistrez.
Désormais, si l'option de découpage automatique est activée dans la configuration, Positize calcule à la création de l'ordre le nombre de colis nécessaires en fonction du poids total de la commande et du poids maximum autorisé, et prépare directement ce nombre de colis.
💡 Astuce : un colis est toujours créé au minimum. Le poids maximum n'a d'effet que s'il est renseigné et que le poids de la commande est connu.
Créer un modèle de colis
- Ouvrez la page Modèles de colis.
- Cliquez sur Créer un modèle et donnez-lui un nom.
- Renseignez ses dimensions et son poids habituels.
- Ajoutez la liste des matériaux d'emballage inclus dans ce type de colis.
- Enregistrez. Le modèle est réutilisable lors de l'emballage et peut être défini comme modèle par défaut d'un transporteur.
💡 Astuce : vous pouvez désactiver un modèle sans le supprimer pour qu'il ne soit plus proposé, tout en conservant l'historique.
Suivre les ordres de préparation par statut
- Ouvrez la page Ordres de préparation.
- La liste de tous les ordres s'affiche. Filtrez selon vos besoins :
- par plage de dates (date de création, de prélèvement ou d'emballage) ;
- par statut (prélèvement en cours, prélevée, emballage en cours, partiellement emballée, emballée) ;
- par préparateur ou emballeur ;
- par source (point de vente ou boutique en ligne) et par transporteur ;
- par recherche libre.
- Vous pouvez supprimer un ou plusieurs ordres. Pour une commande du point de vente, la supprimer la ramène à l'état « en attente de préparation ».
- Vous pouvez appliquer une mise à jour groupée pour changer d'un coup le statut, le préparateur ou l'emballeur de plusieurs ordres.
💡 Astuce : les filtres par date vous aident à repérer les commandes qui traînent en cours de traitement depuis trop longtemps.
Consulter le tableau de bord
- Ouvrez le tableau de bord de préparation.
- Vous y retrouvez, sur la période choisie :
- le nombre de commandes préparées et son évolution par rapport à la période précédente ;
- le nombre de commandes en cours ;
- le temps moyen de prélèvement et le temps moyen d'emballage ;
- la répartition par opérateur (préparateur et emballeur) et un graphique des commandes préparées par date.
💡 Astuce : le tableau de bord vous permet de comparer la charge et le rythme de chaque opérateur.
À propos des étiquettes d'expédition et du transporteur
Le choix du transporteur et le calcul des frais de port sont gérés par votre boutique en ligne connectée (Prestashop) : Positize récupère la liste des transporteurs et les tarifs, mais ne les calcule pas lui-même.
À ce jour, la génération des étiquettes d'expédition et l'attribution d'un numéro de suivi ne sont pas réalisées par ce module. Ces opérations, lorsqu'elles existent, relèvent de votre boutique en ligne ou de vos outils d'impression. Le module se concentre sur le prélèvement, l'emballage et le suivi interne.
Configuration (administrateur)
Ouvrez la page Configuration pour régler le comportement du module :
- Commandes de la boutique en ligne : choisir de les préparer ou non, et définir quels statuts de commande sont éligibles à la préparation, ainsi que le statut à appliquer après le prélèvement et après l'emballage.
- Ordre d'affichage des produits au prélèvement et à l'emballage (par nom, etc.), avec sens et critères de tri.
- Règles de travail : n'emballer que ses propres prélèvements, autoriser l'emballage sans prélèvement, autoriser le prélèvement ou l'emballage partiel.
- Découpage automatique en colis selon le poids maximum par transporteur.
- Notification SMS : activer l'envoi d'un SMS « commande prête » (séparément pour les commandes du point de vente et celles de la boutique en ligne) et rédiger son contenu.
La configuration par transporteur (modèle de colis par défaut, poids maximum) et les modèles de colis se règlent quant à eux sur la page Modèles de colis.
Bon à savoir
- Une commande ne peut avoir qu'un seul ordre de préparation ; une commande déjà en préparation n'est pas reproposée.
- Le suivi du parcours d'une commande passe par les statuts : prélèvement en cours → prélevée → emballage en cours → partiellement emballée / emballée.
- Pour une commande du point de vente, l'avancement de la préparation se répercute sur le statut de la commande (en préparation, partiellement préparée, préparée).
- Les matériaux d'emballage ne sont déduits du stock qu'au moment où la commande est entièrement emballée.
- Le SMS de notification n'est envoyé qu'à la mise en « emballée », si le canal est activé, qu'un contenu est renseigné et qu'un numéro de téléphone existe pour le client.
- Le tableau de bord agrège un nombre limité d'ordres à la fois ; sur de très gros volumes, les chiffres peuvent être partiels sur une période très large.
Modules liés
- Point de vente — voir le guide Point de vente : les commandes encaissées en magasin alimentent la préparation.
- Ventes & devis — voir le guide Ventes & devis : les commandes à préparer proviennent de vos ventes.
- Inventaire & stock — voir le guide Inventaire & stock : les matériaux d'emballage consommés y sont déduits du stock.
- Statistiques — voir le guide Statistiques : pour un suivi plus large de votre activité au-delà de la préparation.