Guide — Achats & fournisseurs

Guide utilisateur — Savoir quoi commander, à qui et au bon moment, passer commande auprès de vos fournisseurs, puis réceptionner les livraisons et mettre votre stock à jour.

À quoi sert ce module

Le module Achats & fournisseurs vous aide à gérer tout le cycle d'approvisionnement de votre commerce. Il analyse vos ventes et votre stock pour faire remonter ce qu'il faut réapprovisionner, vous permet de constituer et d'envoyer des commandes à vos fournisseurs, puis de réceptionner les livraisons. À chaque réception, votre stock se met à jour automatiquement, sans ressaisie.

Vous y gérez aussi vos fournisseurs, leurs coordonnées, ainsi que les conditions propres à chaque produit chez chaque fournisseur (référence, prix d'achat, quantité minimale, conditionnement).

Où le trouver

Le module se compose de plusieurs écrans complémentaires :

• Analyse de stock / réapprovisionnement : le point de départ. Pour chaque produit, vous voyez le stock actuel, les ventes sur la période, le rythme de vente, le nombre de jours de stock restants et la quantité suggérée à commander. C'est ici que vous constituez une commande, ou que vous lancez les commandes automatiques pour tous vos fournisseurs à la fois.
• Commandes fournisseur : la liste de toutes vos commandes, avec leur statut. Vous y ouvrez le détail d'une commande, l'envoyez, la reprenez, la réceptionnez ou gérez ses documents.
• Réception : l'écran pour réceptionner une commande existante, ligne par ligne, avec saisie des quantités reçues et du suivi produit.
• Réception libre (depuis l'écran Réceptions) : pour enregistrer une livraison en une seule étape, sans commande préalable.
• Configuration : les réglages du module, réservés aux administrateurs.
• Fournisseurs : l'écran de gestion de vos fournisseurs (coordonnées, création, modification, suppression).

Avant de commencer

• Assurez-vous que vos fournisseurs sont créés, avec au minimum leur nom (l'email est nécessaire pour leur envoyer les commandes par message).
• Vérifiez que vos produits existent dans le catalogue : l'analyse de réapprovisionnement s'appuie sur eux.
• Pour tirer parti des suggestions, il est utile d'avoir un historique de ventes : le calcul du rythme de vente se base sur les ventes des derniers jours (30 jours par défaut).
• Renseignez, pour vos produits, les conditions fournisseur (référence, prix d'achat, quantité minimale, colisage) afin que vos commandes soient pré-remplies.
• Pour des quantités suggérées au plus juste, indiquez pour chaque fournisseur son délai de livraison et sa fréquence de commande, et définissez un fournisseur par défaut pour vos produits.

Gérer vos fournisseurs

1. Ouvrez l'écran Fournisseurs.
2. Cliquez pour créer un fournisseur et renseignez son nom (obligatoire), puis ses coordonnées : email, téléphone, adresse, ville, code postal, pays, numéro de TVA et une description libre.
3. Indiquez son délai de livraison (en jours) et sa fréquence de commande (en jours : 7 si vous commandez chaque semaine, 30 chaque mois…). Ces deux valeurs servent à calculer les quantités suggérées. Renseignez aussi, si besoin, le seuil de prix (montant minimum de commande, ou franco de port) : il est rappelé lors des commandes automatiques.
4. Vous pouvez marquer un fournisseur comme actif ou inactif.
5. Enregistrez. Le fournisseur est désormais disponible dans les analyses et lors de la création de commandes.

Pour modifier ou supprimer un fournisseur, sélectionnez-le dans la liste et utilisez les actions correspondantes. Un fournisseur lié à des produits, à des commandes, à des documents ou au registre ne peut pas être supprimé : désactivez-le.

💡 Astuce : l'email du fournisseur est indispensable si vous souhaitez lui envoyer les commandes directement depuis Positize.

💡 Astuce : si votre boutique est reliée à Prestashop, vos fournisseurs sont ceux de Prestashop ; le délai de livraison et la fréquence de commande peuvent aussi être saisis dans la fiche fournisseur du back-office Prestashop.

ℹ️ Boutique WooCommerce : WooCommerce ne gère pas de fournisseurs. Ils se créent et se gèrent ici, dans Positize, avec les conditions de chaque produit (référence, prix d'achat, quantité minimale, colisage), alors que les produits et le stock restent ceux de votre site. Tout le reste fonctionne de la même façon : suggestions, commandes, réceptions — qui mettent à jour le stock de WooCommerce.

Définir les tarifs et conditions par produit

Chaque produit peut avoir des conditions propres chez un ou plusieurs fournisseurs.

1. Depuis l'écran Analyse de stock / réapprovisionnement, ouvrez les informations fournisseur d'un produit.
2. Renseignez, pour un fournisseur donné : la référence fournisseur, le prix d'achat, la quantité minimale de commande, le colisage (quantité par boîte, par palette).
3. Vous pouvez ajouter plusieurs fournisseurs pour un même produit, en retirer un, ou en définir un par défaut.
4. Enregistrez.

Ces conditions servent ensuite à pré-remplir automatiquement vos commandes et vos réceptions libres.

💡 Astuce : le prix d'achat d'un produit n'est jamais modifié tout seul à la réception. Si vos tarifs changent, mettez-les à jour ici manuellement.

Consulter les suggestions de réapprovisionnement

1. Ouvrez l'écran Analyse de stock / réapprovisionnement.
2. Choisissez vos critères de recherche : fournisseur, marques, chaîne de recherche, et des filtres comme « uniquement les produits en alerte de stock », « uniquement les produits sans stock », « uniquement les invendus » ou « uniquement les produits sans fournisseur ».
3. Lancez l'analyse. Pour chaque produit ou variante, Positize affiche :
   • le stock actuel ;
   • les ventes sur la période (par défaut les 30 derniers jours) ;
   • le rythme de vente (ventes par jour) ;
   • le nombre de jours de stock restants ;
   • une prévision qui tient compte de ce que vous avez déjà commandé mais pas encore reçu ;
   • la quantité suggérée à commander (voir ci-dessous).
4. Les produits les plus proches de la rupture remontent en priorité. Un seuil d'alerte (en jours de stock) met en évidence ce qu'il faut recommander sans tarder.
5. Pour ne voir que ce qu'il faut commander, activez le critère « À commander uniquement » dans les filtres.

💡 Astuce : si un produit n'a enregistré aucune vente sur la période, son rythme de vente et ses jours de stock ne peuvent pas être calculés : ces colonnes restent vides.

Comment la quantité suggérée est calculée

Positize calcule combien commander pour tenir jusqu'à la livraison suivante :

• il prend le délai de livraison et la fréquence de commande du fournisseur sélectionné, plus d'éventuels jours de sécurité : c'est la période à couvrir ;
• il estime vos ventes par jour sur cette période ;
• il retire votre stock actuel et ce qui est déjà commandé ;
• il arrondit au minimum à la quantité minimale de commande, puis au colis supérieur.

Exemple : un fournisseur livre en 7 jours et vous commandez tous les 14 jours, soit 21 jours à couvrir. Vous vendez 1 unité par jour et il vous en reste 5 : il faut 21 − 5 = 16 unités. Avec des colis de 6, Positize suggère 18.

Au survol de la quantité, vous voyez les ventes par jour prévues et le nombre de jours couverts.

💡 Astuce : sans fournisseur sélectionné, la période à couvrir est le « nombre de jours à recommander » de la configuration, et la quantité minimale et les colis ne sont pas appliqués.

Régler les paramètres de suggestion

Le bouton Paramètres de suggestion (à côté du bouton des filtres) ouvre les réglages du calcul. Ils sont pré-remplis avec les valeurs de la configuration, et vous pouvez les changer le temps d'une analyse :

• Base de ventes :
  • Ventes récentes : le rythme de vente des derniers jours ;
  • Même période l'an dernier : les ventes de l'an dernier sur la période à couvrir. Idéal pour les produits saisonniers : en septembre, Positize regarde septembre de l'an dernier. Plus le délai de livraison est long, plus la période comparée est longue. Si un produit s'est trop peu vendu l'an dernier sur cette période (moins de 3 unités), Positize reprend les ventes récentes. La mention (N-1) indique que l'an dernier a été utilisé.
• Croissance des ventes : un pourcentage appliqué aux ventes prévues, par exemple 8 pour une activité en hausse de 8 %.
• Stock de sécurité : des jours ajoutés à la période à couvrir, pour absorber un retard ou un pic de ventes.
• Tags exclus des suggestions : les produits portant l'un de ces tags restent visibles, mais aucune quantité ne leur est suggérée (mention « Exclu (tag) »). Pratique pour les produits en fin de série ou commandés à la demande.
• Réapprovisionner les produits sans ventes : désactivé par défaut. Un produit sans ventes prévues n'a alors pas de suggestion, même si son stock est négatif (ce qui vient le plus souvent d'une erreur d'inventaire).

Créer et valider une commande fournisseur

1. Depuis l'analyse de réapprovisionnement, sélectionnez un fournisseur puis cochez les produits à commander. Une barre au-dessus de la liste indique le nombre de produits sélectionnés et leur total suggéré. Si le fournisseur a un seuil de prix, une jauge montre où vous en êtes : verte quand le seuil est atteint, orange avec le montant qu'il reste à commander sinon.
2. Constituez la commande fournisseur à partir de cette sélection, ou ajoutez-la à un brouillon existant. Les quantités reprennent les quantités suggérées, et les référence, prix d'achat, quantité minimale et colisage se remplissent automatiquement d'après les conditions du produit.
3. La commande est d'abord en brouillon et reçoit dès sa création une référence numérotée (par exemple SUP/2026/000001). Vous pouvez la retrouver et la compléter depuis l'écran Commandes fournisseur.
4. Pour la finaliser, envoyez-la par email au fournisseur (voir plus bas) ou, si vous la lui avez transmise autrement, utilisez Marquer comme notifié : elle passe alors au statut envoyée, avec la date et l'auteur de l'envoi enregistrés.

Depuis la liste des commandes, vous pouvez filtrer par statut, fournisseur, plage de dates et recherche, ouvrir le détail d'une commande, la reprendre (repasser en brouillon), la supprimer ou forcer sa clôture. Seule une commande en brouillon ou envoyée peut être supprimée : une commande réceptionnée fait partie de l'historique du stock.

💡 Astuce : la référence de commande suit un format que vous pouvez personnaliser dans la configuration (voir plus bas).

Préparer toutes vos commandes en un clic (commandes automatiques)

Plutôt que de passer fournisseur par fournisseur, laissez Positize préparer toutes vos commandes d'un coup.

1. Sur l'écran Analyse de stock / réapprovisionnement, réglez si besoin les paramètres de suggestion, puis cliquez sur Commandes automatiques.
2. Positize calcule les quantités suggérées pour chacun de vos fournisseurs actifs, en ne retenant que les produits dont c'est le fournisseur par défaut. Vous obtenez une ligne par fournisseur qui a quelque chose à commander, avec :
   • son délai de livraison et sa fréquence de commande ;
   • le nombre de produits à commander ;
   • le total de la commande et, s'il est renseigné, son seuil de prix (en rouge si le total est en dessous) ;
   • le brouillon qui sera complété, ou « Nouveau » si un brouillon sera créé.

1. Cliquez sur la flèche d'un fournisseur pour voir le détail de ses produits. Vous pouvez y modifier chaque quantité, ou la mettre à 0 pour retirer le produit : le total se met à jour immédiatement.

1. Cochez les fournisseurs à commander. Ceux dont le total n'atteint pas le seuil de prix sont décochés par défaut : à vous de décider si vous complétez la commande ou attendez la prochaine.
2. Cliquez sur Créer les brouillons. Pour chaque fournisseur coché, Positize complète son brouillon en cours (les quantités s'ajoutent aux lignes déjà présentes) ou en crée un nouveau.
3. Cliquez sur Brouillon créé ou Brouillon complété pour ouvrir la commande, la vérifier et l'envoyer comme d'habitude.

💡 Astuce : rien n'est envoyé automatiquement à vos fournisseurs. Les commandes automatiques préparent des brouillons : vous gardez toujours la main avant l'envoi.

💡 Astuce : si un message indique que des produits n'ont pas de fournisseur par défaut, ces produits ne sont commandés chez aucun fournisseur. Définissez-leur un fournisseur par défaut dans leurs conditions fournisseur.

Envoyer la commande et gérer ses documents

1. Ouvrez une commande depuis l'écran Commandes fournisseur.
2. Générez le document de commande au format PDF ou Excel.
3. Envoyez l'email au fournisseur : Positize construit le message à partir de l'en-tête, du pied de page et de l'adresse de livraison configurés, et joint automatiquement le fichier Excel de la commande. Une adresse en copie peut être ajoutée automatiquement si elle est configurée.
4. Vous pouvez aussi attacher vos propres documents à une commande (bon de commande signé, contrat, etc.) : téléversez, renommez, téléchargez ou supprimez ces pièces jointes depuis la commande.

💡 Astuce : si vous ne voulez pas joindre le fichier Excel à chaque email, désactivez cette option dans la configuration.

Réceptionner une commande

1. Ouvrez l'écran Réception. Il charge la commande demandée, ou à défaut votre première commande à recevoir.
2. Pour chaque ligne, saisissez la quantité reçue.
3. Si le produit est suivi, renseignez son suivi : les numéros de série, ou les lots (numéro de lot et quantité).
4. Si une commande de conformité est requise à l'entrée, renseignez les valeurs de conformité demandées : elles sont obligatoires et bloquent la validation tant qu'elles ne sont pas complétées (une exception justifiée reste possible).
5. Validez :
   • si toutes les quantités attendues sont reçues, la commande passe en reçue ;
   • s'il manque des quantités, elle passe en partiellement reçue ;
   • vous pouvez aussi forcer la clôture pour marquer la commande comme reçue.

À la validation, votre stock est mis à jour automatiquement en fonction des quantités reçues, ainsi que le suivi des séries et des lots. Une entrée est consignée dans votre registre et dans l'historique d'activité.

💡 Astuce : la mise à jour du stock est calculée par différence. Vous pouvez revalider une réception sans risque de créditer deux fois le stock.

Réceptionner sans commande (réception libre)

Utilisez la réception libre quand une livraison arrive sans commande préalable dans Positize.

1. Dans l'écran Réceptions, cliquez sur Réaliser une réception libre.
2. Sélectionnez le fournisseur.
3. Ajoutez les lignes : recherchez un produit (ou créez-le avec Créer un produit), puis ajustez la quantité reçue. Le prix d'achat et la référence fournisseur ne se saisissent pas ici : ils sont repris automatiquement des conditions fournisseur du produit (voir Définir les tarifs et conditions par produit). Mettez-les à jour à cet endroit si besoin.
4. Renseignez le suivi (série ou lot) et la conformité si nécessaire, via le bouton qui apparaît sous la quantité.
5. Cliquez sur Valider la réception : la commande est créée puis immédiatement réceptionnée, et le stock est mis à jour, en une seule étape.

💡 Astuce : la réception libre crée automatiquement une commande fournisseur reçue, que vous retrouverez ensuite dans l'historique de vos commandes.

Suivre et clôturer vos réceptions

• Depuis la Réception, chaque quantité saisie est enregistrée immédiatement, sans valider : vous pouvez quitter l'écran et revenir plus tard, vous retrouvez vos quantités.
• Une réception commencée par quelqu'un d'autre apparaît dans la liste des commandes à recevoir avec la mention Réception en cours par…. En la choisissant, vous la reprenez (après confirmation) avec les quantités déjà saisies : il ne reste qu'à compléter et valider.
• Une commande peut être partiellement reçue puis complétée à une livraison ultérieure.
• Un réceptionnaire peut être assigné à une commande, ce qui permet à chacun de retrouver ses commandes à recevoir.
• Les documents de réception (bon de livraison, etc.) s'attachent à la commande concernée.

Configuration (administrateur)

L'écran de configuration permet d'ajuster le comportement du module :

• Fenêtre de calcul des ventes (en jours, 30 par défaut) : période prise en compte pour calculer le rythme de vente.
• Seuil d'alerte de stock (en jours, 7 par défaut) : en deçà de ce nombre de jours de stock, un produit est signalé en alerte.
• Nombre de jours à recommander (14 par défaut) : période à couvrir quand le fournisseur n'a pas de fréquence de commande renseignée.
• Stock de sécurité (en jours, 0 par défaut), croissance des ventes (en %, 0 par défaut) et tags exclus des suggestions : valeurs par défaut des paramètres de suggestion.
• Préfixe de numérotation des commandes (SUP/{année}/ par défaut) : format des références de commande, avec des jetons d'année, de mois et de jour.
• En-tête, pied de page et adresse de livraison du document de commande.
• Adresse en copie des emails envoyés aux fournisseurs.
• Joindre le fichier Excel à l'email fournisseur (activé par défaut).
• Affichage des images produit dans les écrans.
• Numéros de série obligatoires et lots obligatoires à la réception.
• Limiter la réception aux produits du fournisseur (en réception libre, seuls les produits liés au fournisseur choisi sont proposés).

Bon à savoir

• Le prix d'achat d'un produit n'est pas mis à jour automatiquement à la réception : chaque ligne de commande garde le prix saisi au moment de la commande. Pour faire évoluer un tarif, modifiez-le manuellement dans les conditions fournisseur du produit.
• La prévision de stock ne tient compte que des commandes en cours (brouillon, envoyée, en cours de réception, partiellement reçue) : c'est le stock déjà commandé mais pas encore livré.
• Les valeurs de conformité requises à l'entrée bloquent la validation d'une réception tant qu'elles ne sont pas complétées.
• Un produit peut avoir plusieurs fournisseurs, dont un par défaut. Les commandes automatiques ne le commandent que chez son fournisseur par défaut.
• La quantité suggérée tient compte de ce qui est déjà commandé, brouillons compris, chez tous vos fournisseurs : une fois un brouillon créé, la suggestion du produit diminue d'autant.
• Si vous modifiez des quantités dans la fenêtre des commandes automatiques puis cliquez sur Actualiser, tout est recalculé et vos modifications sont perdues.
• La suppression d'une commande peut, à votre choix, remettre le stock à jour (déstockage) ou non.
• Boutique WooCommerce : les suggestions tiennent compte des ventes du site et des ventes en magasin. Seuls les produits dont WooCommerce gère le stock y figurent : un stock non géré est illimité pour WooCommerce, il n'y a rien à réapprovisionner. Les prix d'achat saisis ici servent aussi au calcul des marges des ventes du site dans les statistiques.

Modules liés

• Catalogue & produits (guide-catalog-products.md) — les achats s'appuient sur vos produits et leurs conditions fournisseur.
• Inventaire & stock (guide-inventory.md) — chaque réception met votre stock à jour automatiquement.
• Contacts — pour gérer vos interlocuteurs et coordonnées.
• Préparation & expédition (guide-preparation-shipping.md) — le réapprovisionnement alimente les commandes clients en attente.