Guide utilisateur — Suivez vos prospects et vos opportunités commerciales dans un pipeline visuel, du premier contact jusqu'à l'affaire gagnée.
À quoi sert ce module
Le module CRM (gestion de la relation commerciale) vous permet de suivre vos prospects — aussi appelés « leads » ou « opportunités » — dans un pipeline commercial, du premier contact jusqu'à l'affaire gagnée ou perdue. Vous pilotez vos opportunités dans un tableau visuel (kanban) ou en liste, vous leur rattachez notes et documents, et vous transformez une affaire gagnée en commande.
ℹ️ Le CRM s'appuie sur vos fiches clients : chaque prospect est rattaché à un client. La gestion des clients et des fournisseurs est traitée dans le module Contacts.
Où le trouver
| Ce que vous cherchez | Où aller | |---|---| | Vue d'ensemble commerciale | Tableau de bord CRM | | Prospects et pipeline (kanban / liste) | Prospects | | Étapes du pipeline | Statuts de prospect |
Avant de commencer
- Vos clients doivent exister dans le module Contacts : chaque prospect est obligatoirement rattaché à un client.
- Définissez les étapes de votre pipeline (statuts de prospect) avant de commencer, ou laissez Positize initialiser des étapes par défaut.
- Un prospect sans statut choisi est placé automatiquement dans l'étape par défaut de votre pipeline.
Suivre vos prospects dans le pipeline
L'écran Prospects propose deux affichages, à basculer selon votre préférence.
Vue liste
- Ouvrez Prospects en affichage liste.
- Consultez le tableau : titre, client, statut, priorité, responsable, échéance, date de création.
- Utilisez la recherche et le filtre (par statut, par priorité, par client) pour retrouver une opportunité.
- Exportez la liste au besoin.
Vue kanban
- Basculez en affichage kanban.
- Chaque colonne correspond à une étape (statut) de votre pipeline, avec sa couleur et son compteur.
- Faites glisser une carte d'une colonne à l'autre pour faire avancer le prospect : son statut est mis à jour automatiquement.
Créer et remplir un prospect
- Cliquez pour ajouter un prospect.
- Renseignez le titre (obligatoire) et le client associé (obligatoire).
- Choisissez le statut, la priorité (basse, moyenne, haute), le responsable et une échéance.
- Enregistrez.
💡 Astuce : si vous ne choisissez pas de statut, le prospect est placé automatiquement dans l'étape par défaut de votre pipeline.
Ajouter notes et documents à un prospect
Une fois un prospect enregistré, ouvrez-le : deux onglets deviennent disponibles.
- Notes : ajoutez des commentaires horodatés (votre nom est renseigné automatiquement). Les notes s'affichent de la plus récente à la plus ancienne.
- Documents : joignez des fichiers au prospect, puis téléchargez-les ou supprimez-les au besoin.
💡 Astuce : lorsqu'une affaire est gagnée et qu'aucune commande n'y est encore rattachée, l'écran vous propose de la transformer en commande.
Suivre l'activité (tableau de bord CRM)
Le tableau de bord CRM affiche des compteurs (total de prospects, actifs, gagnés, perdus), la répartition des prospects par statut et par priorité, ainsi que les prospects récents.
Configuration (administrateur)
Statuts de prospect
- Statuts de prospect : définissez les étapes de votre pipeline. Chaque statut a un nom et une couleur, et peut être marqué comme étape par défaut, gagnée ou perdue. Réordonnez les étapes par glisser-déposer. Si aucune étape n'existe encore, un bouton permet d'initialiser des statuts par défaut (Nouveau, Qualifié, Proposition, Gagné, Perdu).
Bon à savoir
- Chaque prospect est rattaché à un client : créez d'abord la fiche client dans le module Contacts si elle n'existe pas encore.
- Supprimer un prospect supprime aussi ses notes et ses documents associés.
- Une affaire gagnée peut être transformée en commande tant qu'aucune commande n'y est encore rattachée.
Modules liés
- Contacts — chaque prospect est rattaché à une fiche client.
- Ventes & devis — transformez une affaire gagnée en commande.
- Communication — adressez des envois groupés à vos contacts filtrés.