Guide — CRM

Guide utilisateur — Suivez vos prospects et vos opportunités commerciales dans un pipeline visuel, du premier contact jusqu'à l'affaire gagnée.

À quoi sert ce module

Le module CRM (gestion de la relation commerciale) vous permet de suivre vos prospects (ou « opportunités ») dans un pipeline commercial, du premier contact jusqu'à l'affaire gagnée ou perdue. Vous pilotez vos opportunités dans un tableau visuel (kanban) ou en liste, vous leur rattachez notes et documents, et vous transformez une affaire gagnée en commande.

ℹ️ Le CRM s'appuie sur vos fiches clients : chaque prospect est rattaché à un client. La gestion des clients et des fournisseurs est traitée dans le module Contacts.

Où le trouver

Choisissez le module CRM sur la page d'accueil. Le menu propose :

Avant de commencer

• Vos clients doivent exister dans le module Contacts : chaque prospect est obligatoirement rattaché à un client.
• Définissez les étapes de votre pipeline (statuts de prospect) avant de commencer, ou laissez Positize initialiser des étapes par défaut.
• Un prospect sans statut choisi est placé automatiquement dans l'étape par défaut de votre pipeline.

Suivre vos prospects dans le pipeline

L'écran Prospects propose deux affichages, Liste et Kanban, à basculer avec les boutons en haut à droite.

Vue liste

1. Ouvrez Prospects en affichage Liste.
2. Consultez le tableau : titre, client, statut, priorité, responsable, échéance, date de création.
3. Utilisez la recherche et les filtres (par statut, par priorité, par client) pour retrouver une opportunité.
4. Exportez la liste au besoin avec le bouton d'export.

Vue kanban

1. Basculez en affichage Kanban.
2. Chaque colonne correspond à une étape (statut) de votre pipeline, avec sa couleur et son compteur. Chaque carte rappelle le client, la priorité et l'échéance.
3. Faites glisser une carte d'une colonne à l'autre pour faire avancer le prospect : son statut est mis à jour automatiquement. Le crayon de la carte ouvre le prospect.

Créer et remplir un prospect

1. Cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez le titre (obligatoire) et recherchez le client associé (obligatoire).
3. Choisissez le statut, la priorité (faible, moyenne, élevée), le responsable parmi les utilisateurs de la boutique et une échéance.
4. Cliquez sur Enregistrer.

💡 Astuce : si vous ne choisissez pas de statut, le prospect est placé automatiquement dans l'étape par défaut de votre pipeline.

Ajouter notes et documents à un prospect

Une fois un prospect enregistré, ouvrez-le avec le crayon : deux onglets deviennent disponibles.

• Notes : ajoutez des commentaires horodatés (votre nom est renseigné automatiquement). Les notes s'affichent de la plus récente à la plus ancienne.
• Documents : joignez des fichiers au prospect, puis téléchargez-les ou supprimez-les au besoin.

Transformer une affaire gagnée en commande

1. Passez le prospect dans une étape gagnée (par exemple en le glissant dans la colonne Gagné du kanban), puis ouvrez-le.
2. Un bandeau vert indique que le prospect est gagné. Cliquez sur Créer la commande.
3. Positize crée une vente pour le client du prospect (avec sa première adresse et le titre du prospect en note) et ouvre son détail dans le module Ventes. Ajoutez-y les articles, puis mettez-la en devis ou validez-la (voir le guide Ventes & devis).

1. Le prospect garde le lien vers cette vente : le bandeau affiche sa référence (numéro, puis devis ou facture une fois la vente validée) et le bouton Ouvrir la commande.

Suivre l'activité (tableau de bord CRM)

Le Tableau de bord du CRM affiche des compteurs (total des prospects, prospects actifs, gagnés, perdus), la répartition des prospects par statut et par priorité, ainsi que les prospects récents.

Configuration (administrateur)

Statuts de prospect

Sur l'écran Configuration → Statuts de prospect, définissez les étapes de votre pipeline. Chaque statut a un nom et une couleur, et peut être marqué Par défaut, Gagné, Perdu ou désactivé. Réordonnez les étapes par glisser-déposer (poignée en début de ligne) : l'ordre est celui des colonnes du kanban. Si aucune étape n'existe encore, le bouton Créer les statuts par défaut initialise Nouveau, Qualifié, Proposition, Gagné et Perdu.

Bon à savoir

• Chaque prospect est rattaché à un client : créez d'abord la fiche client dans le module Contacts si elle n'existe pas encore.
• Supprimer un prospect supprime aussi ses notes et ses documents associés.
• Une affaire gagnée peut être transformée en commande une seule fois : ensuite, le prospect affiche la vente liée.

Modules liés

• Contacts — chaque prospect est rattaché à une fiche client.
• Ventes & devis — transformez une affaire gagnée en commande.
• Communication — adressez des envois groupés à vos contacts filtrés.