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Guide — Ventes & devis

Guide utilisateur — Créez et suivez vos devis, commandes, factures et avoirs depuis un seul module.

À quoi sert ce module

Le module Ventes & devis regroupe la gestion en back-office de tous vos documents commerciaux. Vous y créez des devis, les transformez en commandes puis en factures ou en avoirs, encaissez les paiements et suivez vos impayés. Chaque vente alimente automatiquement votre stock, vos statistiques et, pour les clients professionnels, la facturation électronique. Un même dossier conserve tout son historique, du devis jusqu'à la facture.

Où le trouver

Depuis le menu principal :

  • Tableau de bord ventes (/sales-dashboard) : la vue d'ensemble avec vos indicateurs clés et les listes courtes à traiter.
  • Liste des ventes (/sales-orders) : toutes vos ventes, avec filtres et vues prêtes à l'emploi.
  • Détail d'une vente (/sales-order/:id) : l'écran d'édition d'une commande, ouvert en cliquant sur une ligne de la liste.
  • Factures impayées (/unpaid-invoices) : le suivi dédié des factures non réglées.
  • Aperçu des ventes (/sales-overview) et Tendances (/sales-trends) : les écrans d'analyse.
  • Configuration des ventes (/sale-configuration) : réservé aux administrateurs.

Avant de commencer

  • Vérifiez avec votre administrateur que les préfixes de numérotation (reçu, facture, devis, avoir) et les délais de paiement proposés sont bien configurés (voir la section Configuration).
  • Si votre boutique est connectée à une boutique en ligne (mode passerelle), une partie seulement des ventes est gérée dans Positize : la boutique en ligne reste la référence pour ces commandes.

Retrouver une vente

  1. Ouvrez la Liste des ventes.
  2. Utilisez les filtres en haut : statuts, plage de dates, facturation (tout / facturée / non facturée), paiement (tout / payée / non payée), services, abonnements, B2B, canal (magasin ou boutique en ligne), session de vente (Vente magasin, expo, événement…).
  3. Pour une recherche directe, saisissez une référence ou un nom de client dans la recherche libre.
  4. Utilisez les vues prêtes à l'emploi pour afficher en un clic les factures non payées, les commandes facturées, les prestations de service, les abonnements ou les ventes B2B.
💡 Astuce : la référence affichée suit un ordre de priorité (facture, puis devis, puis reçu, sinon le numéro interne). Vos filtres par défaut sont mémorisés d'une session à l'autre.

Créer et gérer un devis

  1. Créez une nouvelle vente, puis ouvrez son détail.
  2. Ajoutez vos articles par recherche ou par scan de code-barres, ou insérez une ligne libre.
  3. Ajustez au besoin les remises et les frais de livraison, puis renseignez le client.
  4. Cliquez sur le bouton de validation et choisissez Créer un devis.
  5. Le devis reçoit une référence et une date automatiques. Aucun stock n'est réservé à ce stade.
💡 Astuce : un devis reste modifiable. Vous pourrez plus tard le transformer en commande ou en facture sans perdre son contenu.

Éditer le contenu d'une commande

Depuis le détail d'une vente, la partie gauche est le document lui-même :

  1. Lignes d'articles : la quantité se modifie directement dans le tableau. Pour changer le prix, la remise de ligne ou le taux de TVA, ouvrez la ligne en édition.
  2. Variantes, séries et lots : sélectionnez la variante du produit ; pour les articles suivis par numéro de série ou par lot, renseignez les numéros correspondants sur la ligne.
  3. Remises : ajoutez une remise sur une ligne, ou une remise globale (en pourcentage ou en montant) sur l'ensemble.
  4. Livraison : ajoutez des frais de livraison avec le transporteur et l'adresse d'expédition.
  5. Client et adresses : sélectionnez le client et ses adresses de facturation et de livraison dans le bloc de droite.
  6. Paiements : dans le bloc paiements, enregistrez un ou plusieurs règlements ; le total payé et le restant dû se recalculent.
  7. Notes internes : ajoutez une note libre visible en interne.

Les totaux (sous-total, remises, livraison, total, restant dû) se mettent à jour automatiquement. Pensez à enregistrer.

💡 Astuce : certaines lignes peuvent être verrouillées si elles sont rattachées à une entrée de registre (produits réglementés) — quantité, produit, séries et lots deviennent alors non modifiables.

Transformer devis → commande → facture

Tout se joue depuis le bouton de validation du détail de la vente. Selon l'option choisie :

  1. Mise en attente : la commande passe en attente et le stock est mis à jour. Utile quand la vente est confirmée mais pas encore finalisée.
  2. Préparation : la commande part en préparation ou en attente de réception, selon qu'il y a ou non des quantités en attente.
  3. Créer une facture : à la clôture, la facture reçoit sa référence et sa date ; l'échéance de paiement est calculée selon le délai retenu.
  4. Créer la commande côté boutique en ligne : en mode passerelle, l'option crée la commande correspondante et synchronise le stock.

Un même dossier peut donc évoluer de devis à commande, puis à facture, en conservant tout son historique. La transformation ne crée pas un nouveau document séparé : les références de devis, de facture et d'avoir cohabitent sur la même vente.

💡 Astuce : si des articles différés figurent sur la commande, la clôture peut être bloquée selon la configuration. De même, pour les produits suivis, la clôture exige des séries ou lots complets.

Créer un avoir

  1. Ouvrez la commande à corriger ou créez une vente à total négatif (quantités négatives).
  2. Lors de la validation, choisissez l'option Créer un avoir.
  3. L'avoir reçoit sa propre référence (avec son préfixe dédié) et les montants sont présentés en valeurs positives sur le document.
💡 Astuce : il n'existe pas d'écran « Avoirs » séparé — un avoir est toujours produit à partir d'une vente à total négatif. Le stock retourné est réintégré automatiquement.

Suivre les factures impayées

  1. Ouvrez Factures impayées.
  2. Les cartes de synthèse indiquent le total impayé, le montant échu, le nombre de factures arriérées et les factures pas encore dues.
  3. Le tableau affiche chaque facture avec sa date d'échéance et un repère visuel (arriérée / due / pas encore due).
  4. Filtrez par ancienneté : toutes, arriérées, arriérées de plus de 30 jours ou de plus de 60 jours.
  5. Sur une ligne, envoyez un email de rappel au client (si son adresse est connue) ou ouvrez le détail de la facture.
💡 Astuce : les rappels sont manuels — il n'y a pas de relance automatique. L'écran affiche au maximum 500 factures ; affinez vos filtres si vous en avez davantage.

Envoyer et imprimer un document

  1. Depuis le détail d'une vente, ouvrez le bloc documents (à droite).
  2. Cliquez sur Imprimer / Aperçu pour générer le PDF de la facture, du devis ou de l'avoir, ou l'envoyer sur une imprimante ticket.
  3. Cliquez sur Envoyer par email pour adresser le document au client en pièce jointe.
💡 Astuce : aucun envoi n'est automatique à la validation. L'email est toujours déclenché par vous, depuis le détail de la vente ou l'écran des impayés.

Travailler à plusieurs sans conflit

  • À l'ouverture d'une vente, un verrou d'édition vous est attribué. Une autre personne qui tente d'ouvrir la même vente est avertie et ne peut pas la modifier tant que vous y travaillez.
  • Le verrou se maintient tant que la page reste ouverte et se libère automatiquement à sa fermeture. Il expire aussi de lui-même après 15 minutes d'inactivité.
  • Un administrateur peut, si nécessaire, forcer la libération d'un verrou resté bloqué.

Configuration (administrateur)

L'écran Configuration des ventes permet de régler :

  • Les préfixes et numéros de reçu, facture, devis et avoir, avec des jetons de date (année, mois, jour). La numérotation est ensuite séquentielle par préfixe.
  • Les textes d'en-tête et de pied de page de chaque type de document.
  • Les délais de paiement proposés à la validation (par exemple 7, 15, 30, 45, 60, 90 jours).
  • Le restock automatique à la suppression, l'exigence de séries et de lots complets à la clôture, l'autorisation de clôturer avec articles différés, l'arrondi des paiements en espèces et le nombre de décimales autorisées sur les quantités.
  • Les méthodes de paiement (nom, type, ordre d'affichage, activation).
  • Les modèles de documents (factures, devis, avoirs, reçus) et les modèles d'email, personnalisables et prévisualisables.

Bon à savoir

  • Devis, factures et avoirs ne sont pas des documents indépendants : ce sont des références et des dates portées par une même vente. Il n'y a donc pas de facturation partielle ni de multi-factures sur une même vente.
  • Le statut « impayé » n'existe pas en base : il est déduit de l'échéance par rapport à la date du jour.
  • Le paiement d'une vente peut être fractionné en plusieurs règlements ; le statut « payée » se calcule dès que le total encaissé couvre le total dû.
  • Une vente clôturée et payée crédite automatiquement les points de fidélité, sans jamais bloquer l'enregistrement.
  • La mention « proforma » est un simple indicateur, sans écran ni circuit dédié.

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