Guide utilisateur — suivez vos adhérents et le règlement de leurs cotisations, saison après saison.
À quoi sert ce module
Le module Adhésions aide les clubs, ASBL et fédérations à gérer leurs membres. Vous organisez vos adhérents par saison d'adhésion, vous suivez le paiement de leurs cotisations période par période (mensuelle, trimestrielle ou annuelle), et vous relancez par email ou SMS ceux qui accusent du retard.
Le principe est simple : chaque saison possède ses échéances de paiement. Quand vous inscrivez un membre à une saison, Positize crée automatiquement toutes les échéances correspondantes, prêtes à être pointées au fur et à mesure des paiements reçus.
Le suivi des paiements est manuel : vous cochez vous-même chaque cotisation reçue. Le module ne facture rien automatiquement et ne prélève aucun montant.
Où le trouver
Dans le menu latéral, sous Adhésions :
- Adhérents — la grille de suivi des paiements, à l'adresse /memberships.
- Configuration → Saisons — la gestion des saisons d'adhésion, à l'adresse /membership-seasons.
- Configuration → Paramètres — les réglages du module, à l'adresse /membership-configuration (réservé aux administrateurs).
Avant de commencer
- Vos fiches clients servent de base aux adhérents : chaque adhérent correspond à un client existant. Préparez vos fiches clients au préalable.
- Une saison doit exister avant de pouvoir inscrire un adhérent : la grille de suivi et les inscriptions sont toujours rattachées à une saison.
- Pour envoyer des relances par email ou SMS, votre module de communication doit être opérationnel.
Créer et gérer une saison d'adhésion
La saison définit la période couverte et le rythme des cotisations.
- Ouvrez Configuration → Saisons.
- Cliquez sur Ajouter.
- Renseignez le nom de la saison (par exemple « Saison 2026-2027 »).
- Indiquez la date de début et la date de fin.
- Choisissez la périodicité des cotisations : Mensuelle, Trimestrielle ou Annuelle.
- Laissez le réglage Actif activé pour que la saison soit disponible.
- Enregistrez.
Pour modifier une saison existante, utilisez l'action Éditer sur la ligne concernée. Vous pouvez aussi activer ou désactiver une saison directement depuis le tableau grâce à l'interrupteur Actif, ou la retirer avec l'action Supprimer.
💡 Astuce : la périodicité détermine les colonnes de la grille de suivi. Une saison mensuelle génère une échéance par mois entre la date de début et la date de fin ; une saison trimestrielle, une échéance tous les trois mois ; une saison annuelle, une échéance par an.
Inscrire un adhérent
- Ouvrez Adhérents.
- En haut de l'écran, sélectionnez la saison concernée (par défaut, la saison la plus récente est déjà sélectionnée).
- Ajoutez un adhérent en le rattachant à un client existant (et, si besoin, à l'une de ses adresses).
- Validez : Positize crée automatiquement toutes les échéances de paiement de la saison pour cet adhérent, toutes marquées comme non réglées.
L'adhérent apparaît alors sous forme d'une ligne dans la grille, avec une case par période de la saison.
💡 Astuce : un même client ne peut être inscrit qu'une seule fois à une même saison. Si vous tentez de l'inscrire deux fois, Positize vous en avertit.
Enregistrer les paiements de cotisation
La grille des adhérents affiche, pour chaque membre, l'état de chaque période : réglée ou non.
- Ouvrez Adhérents et sélectionnez la saison.
- Repérez l'adhérent (au besoin, utilisez le champ de recherche par nom).
- Cliquez sur la case de la période que vous souhaitez pointer.
- Dans la fenêtre de paiement, indiquez que la cotisation est payée, et renseignez si vous le souhaitez la date du paiement, le moyen de paiement et un commentaire.
- Enregistrez. La période apparaît désormais comme réglée dans la grille.
Vous pouvez revenir sur un paiement pour le corriger, ou le retirer si vous l'avez enregistré par erreur.
💡 Astuce : rien ne bascule tout seul à l'échéance. Chaque cotisation reçue doit être pointée manuellement — c'est ce qui garantit que la grille reflète exactement ce que vous avez encaissé.
Suivre les renouvellements et les retards
Positize distingue les adhérents à jour de ceux en retard.
- Ouvrez Adhérents.
- Ouvrez les filtres pour restreindre l'affichage : choisissez la saison et le statut de paiement — Tous, En retard ou À jour.
- Parcourez la grille pour identifier d'un coup d'œil les périodes impayées.
Un adhérent est considéré en retard dès qu'une période non réglée a dépassé sa date d'échéance, au-delà du délai de grâce défini dans les paramètres.
Concernant le passage d'une saison à la suivante : il n'existe pas de reconduction automatique. Chaque saison est indépendante. Pour renouveler un adhérent, créez la nouvelle saison puis ré-inscrivez l'adhérent dedans ; ses nouvelles échéances seront générées automatiquement.
💡 Astuce : ajustez le délai de grâce dans les paramètres selon vos usages. Un délai plus long évite de signaler « en retard » un membre qui n'a que quelques jours de décalage.
Relancer les adhérents par campagne
Vous pouvez envoyer un rappel à vos adhérents, à tous ou seulement aux retardataires.
- Ouvrez Adhérents et sélectionnez la saison.
- Lancez une campagne de relance.
- Choisissez le canal : email ou SMS.
- Choisissez le filtre des destinataires : Tous, En retard ou À jour (par défaut, les membres en retard).
- Rédigez votre message. Pour un email, un objet est requis ; vous pouvez aussi partir d'un modèle d'email du module qui pré-remplit l'objet et le corps.
- Vérifiez le nombre de destinataires éligibles affiché.
- Envoyez la campagne.
Chaque message peut être personnalisé avec des informations propres à l'adhérent : nom de la saison, dates de début et de fin, périodes impayées, nombre de périodes restant à régler et statut de paiement.
💡 Astuce : si aucun adhérent ne correspond au filtre choisi, Positize vous en informe plutôt que d'envoyer une campagne vide. Vérifiez alors le filtre ou la saison sélectionnée.
Générer les documents et emails d'adhésion
Le module prévoit des attestations d'adhésion au format PDF, générées à partir d'un modèle et personnalisées avec les coordonnées de votre organisation, l'identité de l'adhérent, la saison et la liste des cotisations réglées (total payé et nombre de périodes). L'attestation peut également être envoyée par email, avec le PDF en pièce jointe.
Les modèles de documents et les modèles d'emails utilisés se préparent dans l'écran de configuration (voir ci-dessous).
💡 Astuce : soignez vos modèles avant vos campagnes de fin de saison. Un modèle bien rempli vous fait gagner du temps lors des envois groupés.
Configuration (administrateur)
L'écran Configuration → Paramètres est réservé aux administrateurs. Il regroupe :
- Suivi des paiements — le délai de grâce (en jours) : nombre de jours de tolérance avant qu'une période impayée soit comptée comme « en retard ». La valeur par défaut est de zéro jour.
- Modèles de documents — la gestion des modèles utilisés pour les attestations d'adhésion.
- Modèles d'emails — la gestion des modèles d'emails propres au module.
Après modification, un bouton Enregistrer apparaît. Pensez à valider vos changements.
Bon à savoir
- Le suivi des paiements est entièrement manuel : aucune facture ni aucun encaissement automatique n'est déclenché.
- Les échéances d'un adhérent sont créées au moment de son inscription, toutes non réglées ; c'est à vous de les pointer.
- Il n'y a pas de renouvellement automatique d'une saison à l'autre : ré-inscrivez manuellement vos adhérents dans chaque nouvelle saison.
- Le statut En retard / À jour dépend directement du délai de grâce configuré.
- La grille affiche l'ensemble des adhérents de la saison sélectionnée ; utilisez la recherche et les filtres pour vous y retrouver.
Modules liés
- Contacts — les adhérents s'appuient sur vos fiches clients.
- Communication — les campagnes de relance s'envoient via votre module de communication, par email ou SMS.
- Dons — utile pour les associations qui gèrent à la fois adhésions et dons de leurs membres.