Guide utilisateur — Prendre en charge, suivre et clôturer les objets que vos clients vous confient, en simple dépôt ou en dépôt-vente.
À quoi sert ce module
Le module Consignes suit chaque objet qu'un client vous confie, du jour de sa prise en charge jusqu'à sa restitution ou sa vente. Deux modes sont possibles :
- Dépôt : vous gardez temporairement un objet qui appartient au client, puis vous le lui restituez.
- Dépôt-vente : le client vous mandate pour vendre son objet contre commission ; une fois vendu, vous lui reversez le prix de vente moins votre commission.
Chaque ticket concerne un seul objet, suivi par son numéro de série (une pièce = un ticket). Pour les objets réglementés (par exemple des armes), l'entrée et la sortie sont automatiquement inscrites à votre registre légal.
Où le trouver
Le module ajoute deux entrées de menu :
- Consignes — la liste des tickets (bons de dépôt) et leur gestion au quotidien. Accessible à tous les rôles.
- Configuration — les réglages du module (numérotation, textes légaux, modèles de documents). Réservée aux administrateurs.
Avant de commencer
- Le module Consignes doit être activé pour votre magasin.
- L'objet à prendre en charge doit exister dans votre catalogue produits et posséder un numéro de série : un objet sans numéro de série ne peut pas être pris en charge.
- Pour un dépôt-vente, préparez le prix de vente convenu avec le déposant et le taux de commission que vous appliquez.
- Pour un objet réglementé, ayez sous la main les informations et pièces exigées par votre registre (identité du déposant, documents, etc.).
- Un administrateur devrait avoir vérifié la configuration (voir plus bas) : préfixe de numérotation, en-tête et pied de vos documents, textes légaux.
Créer un ticket de prise en charge (déposer un article)
- Ouvrez l'écran Consignes.
- Cliquez sur Nouveau ticket.
- Choisissez le type : Dépôt (garde simple) ou Dépôt-vente (vente pour le compte du client). Le type proposé par défaut vient de la configuration.
- Sélectionnez le client (le déposant) et, si besoin, son adresse.
- Sélectionnez le produit concerné. C'est une information obligatoire.
- Saisissez le numéro de série de l'objet. C'est également obligatoire.
- Renseignez l'état à la prise en charge et vos notes d'intake (remarques, accessoires fournis, défauts constatés…).
- Si vous avez choisi Dépôt-vente, indiquez le prix de vente convenu et le taux de commission.
- Si l'objet est réglementé, complétez les informations de conformité demandées (attributs, profil, et le cas échéant une exception avec sa raison).
- Cliquez sur Enregistrer.
Le ticket est créé avec le statut Reçu, une référence unique lui est attribuée, et l'objet est réservé sous son numéro de série. Si l'objet est réglementé, une entrée est automatiquement portée à votre registre.
💡 Astuce : imprimez tout de suite le bon de dépôt (document de prise en charge) et remettez-en un exemplaire au déposant. Il fait office de preuve de remise de l'objet.
Suivre les tickets par numéro de série
- Sur l'écran Consignes, la liste affiche pour chaque ticket sa référence, sa date, son type, son statut, le client, le produit et le numéro de série.
- Utilisez le champ de recherche pour retrouver un ticket par sa référence ou son numéro de série.
- Utilisez le bouton Filtrer pour restreindre la liste par type, statut, date de début et date de fin.
- Cliquez sur un ticket (action Ouvrir) pour voir son détail : informations du déposant, de l'objet, état de l'objet, et historique complet des évènements (création, changement de type, vente liée, reversement, clôture, notes…).
- Pour ajouter une remarque à un ticket en cours, utilisez Ajouter un commentaire : elle est journalisée dans l'historique.
💡 Astuce : chaque objet ne peut faire l'objet que d'un ticket actif à la fois. Si un numéro de série est déjà en dépôt, en atelier ou détenu pour un client, une nouvelle prise en charge est refusée — cela évite les doublons.
Vendre un objet en dépôt-vente et calculer le reversement
Un objet en dépôt-vente se vend comme n'importe quel article à la caisse (Point de vente), en scannant son numéro de série.
- Encaissez la vente normalement au Point de vente.
- À la clôture de la vente, Positize rattache automatiquement la vente au ticket, marque l'objet comme vendu et clôture le ticket.
- Le montant du reversement est calculé automatiquement : prix de vente moins commission (commission = prix de vente × taux de commission).
- Ouvrez le ticket pour vérifier le montant à reverser au déposant.
- Une fois le déposant payé, ouvrez le ticket et cliquez sur Marquer le reversement payé.
Si la vente a eu lieu en dehors de la caisse, vous pouvez clôturer le ticket manuellement avec l'action Marquer vendu : indiquez l'acheteur (obligatoire pour un objet réglementé). Vous pouvez aussi, depuis le détail du ticket, lier une commande de vente existante en saisissant son numéro.
💡 Astuce : le bordereau de reversement récapitule le prix de vente, la commission et la somme due au déposant. Imprimez-le pour accompagner le paiement du déposant.
Restituer un objet en dépôt
- Repérez le ticket de Dépôt à restituer dans la liste Consignes.
- Utilisez l'action Restituer au client.
- Confirmez la restitution.
Le ticket passe en statut Clôturé, l'objet est marqué comme restitué, et — pour un objet réglementé — une sortie est inscrite au registre. Les informations de conformité saisies à la prise en charge sont réutilisées automatiquement : vous n'avez pas à les ressaisir.
💡 Astuce : imprimez le document de retour et faites-le signer au client comme preuve de restitution.
Annuler un ticket
- Ouvrez le ticket concerné.
- Pour un dépôt-vente non clôturé, utilisez Annuler la consignation.
- Confirmez.
L'objet redevient disponible et, si l'objet est réglementé, une sortie compensatoire est portée au registre pour équilibrer l'entrée. Un ticket déjà clôturé ou annulé ne peut plus être modifié.
Joindre et imprimer des documents
- Ouvrez un ticket, puis l'onglet Documents.
- Ajoutez une pièce jointe (photo de l'objet, pièce d'identité, justificatif…) avec un libellé, une référence et une date de validité si nécessaire.
- Vous pouvez ensuite consulter, modifier, télécharger ou supprimer ces pièces.
- Depuis le ticket, imprimez selon le cas :
- le bon de dépôt (document de prise en charge) ;
- le document de retour (dépôts uniquement) ;
- le bordereau de reversement (dépôts-vente uniquement, une fois la vente liée).
- Vous pouvez également envoyer un document par email au client.
Configuration (administrateur)
Depuis l'écran Configuration du module (réservé aux administrateurs) :
- Intake : définissez le préfixe de numérotation des tickets (par défaut de la forme CS/année/… avec un numéro séquentiel) et le type de dépôt par défaut proposé à la création.
- En-tête et pied de document : personnalisez ce qui apparaît en haut et en bas de vos documents.
- Textes légaux additionnels : ajoutez un texte spécifique pour le bon de dépôt, le document de retour et le bordereau de reversement.
- Modèles de documents : gérez la mise en forme des documents du module.
- Modèles d'email : gérez les messages envoyés depuis le module.
Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Bon à savoir
- Un objet par ticket : chaque ticket porte un seul produit et un seul numéro de série (quantité toujours égale à 1). Il n'y a ni multi-lignes, ni lots.
- Le numéro de série est obligatoire : les objets non sérialisés ne sont pas gérés par ce module.
- Registre uniquement pour les objets réglementés : seuls les produits configurés comme réglementés et rattachés à un type de registre génèrent des entrées et sorties au registre.
- Passage dépôt ↔ dépôt-vente : tant que le ticket est ouvert (statut Reçu), vous pouvez convertir son type depuis le détail ; le statut de l'objet est réaligné automatiquement.
- Marquer le reversement payé est un suivi : cela enregistre que le déposant a été payé (avec la date), mais ne déclenche aucun mouvement de caisse ni écriture comptable.
- Pas d'échéance automatique : le module ne relance pas et n'expire pas les dépôts ; la clôture est toujours manuelle ou déclenchée par une vente.
Modules liés
- Catalogue & produits — voir guide-catalog-products.md : l'objet pris en charge et son numéro de série proviennent de votre catalogue.
- Point de vente — voir guide-point-of-sale.md : la vente d'un objet en dépôt-vente se fait en caisse et clôture le ticket automatiquement.
- Contacts : le déposant et, en dépôt-vente, l'acheteur sont vos contacts.