Guide utilisateur — Enregistrez, suivez et restituez vos réparations, du dépôt de l'objet jusqu'à sa remise au client.
À quoi sert ce module
Le module Atelier vous permet de gérer des tickets de réparation. Chaque ticket correspond à un objet identifié par son numéro de série (un produit, un numéro de série), déposé par un client pour être réparé.
Concrètement, un ticket vous permet de :
- Enregistrer la prise en charge d'un objet (client, produit, numéro de série, état constaté, montant estimé) ;
- Suivre l'avancement de la réparation grâce à un statut (reçu, en cours, prêt à retirer, clôturé, annulé) ;
- Consigner des notes au fil du temps dans un historique ;
- Joindre des documents au ticket (photos, bons de garantie, pièces scannées) ;
- Imprimer un bon de dépôt et, en fin de réparation, un bon de sortie — ou les envoyer par email au client ;
- Créer si besoin une commande de réparation (devis) à compléter et encaisser dans le module Ventes ;
- Réserver le numéro de série dans votre stock pendant toute la durée de la réparation, puis le libérer à la restitution.
À noter : aujourd'hui, un ticket concerne un seul objet (un produit, un numéro de série) et un seul type de prestation : la réparation.
Où le trouver
Dans le menu latéral, ouvrez la section Atelier, puis l'entrée Tickets. Vous arrivez sur la liste de tous vos tickets.
Les administrateurs disposent en plus d'une entrée Configuration (voir la section « Configuration »).
Avant de commencer
- Le module Atelier doit être activé pour votre boutique. S'il n'apparaît pas dans le menu, contactez votre administrateur.
- Tout utilisateur connecté disposant du module peut créer, faire évoluer, clôturer ou annuler un ticket. Seul l'écran de configuration est réservé aux administrateurs.
- Pour créer un ticket, vous devez au minimum connaître le produit concerné et son numéro de série. Le client et son adresse sont facultatifs.
Créer un ticket de réparation (prise en charge)
- Depuis la liste des tickets, cliquez sur Nouveau ticket d'atelier.
- Renseignez le client et son adresse si l'objet est déposé par un client identifié (facultatif).
- Sélectionnez le produit concerné (obligatoire).
- Saisissez le numéro de série de l'objet (obligatoire).
- Complétez si vous le souhaitez :
- les notes de prise en charge (précisions sur la panne, la demande du client) ;
- l'état constaté à la réception (rayures, accessoires manquants, etc.) ;
- le montant estimé de réparation (indicatif).
- Si le produit est soumis à un suivi de conformité, complétez les attributs de conformité, le profil, et une éventuelle dérogation (raison + description).
- Cliquez sur Enregistrer pour créer le ticket.
Le ticket est créé au statut Reçu, une référence unique lui est attribuée (par défaut au format WS-année-numéro, personnalisable dans la configuration), et le numéro de série est réservé dans votre stock. Une entrée Ticket créé apparaît dans son historique.
💡 Astuce : après création, le produit, le numéro de série et les données de conformité ne sont plus modifiables. Vérifiez-les bien avant d'enregistrer. Le client, l'adresse, les notes, l'état constaté, les notes de réparation et le montant estimé restent, eux, éditables tant que le ticket est ouvert.
⚠️ Un même numéro de série ne peut pas être pris en charge s'il est déjà en atelier ou en consigne. Le ticket sera refusé dans ce cas.
Ouvrir et consulter un ticket
- Dans la liste, cliquez sur un ticket (ou sur l'action Éditer) pour ouvrir sa fiche.
- La fiche affiche la référence, le statut et les dates, les informations du client et du produit, les données de conformité éventuelles, le bloc réparation, les documents joints et l'historique complet : création, démarrage, mise à disposition, note, commande de réparation, clôture, annulation — avec la date, l'auteur et l'éventuel changement de statut.
- Tant que le ticket est ouvert, les notes de prise en charge, l'état constaté et le bloc réparation (notes de réparation + montant estimé) sont modifiables directement depuis la fiche.
💡 Astuce : utilisez la recherche de la liste pour retrouver un ticket par sa référence ou par son numéro de série. La recherche ne porte pas sur le nom du client : pour cela, utilisez plutôt les filtres.
Filtrer et retrouver des tickets
- Cliquez sur Filtres au-dessus de la liste.
- Sélectionnez un statut (Reçu, En cours, Prêt à retirer, Clôturé, Annulé).
- Définissez une plage de dates de réception (date de début / date de fin).
- Appliquez : un compteur indique le nombre de filtres actifs.
Vous pouvez aussi exporter la liste des tickets visibles avec les colonnes affichées.
Faire évoluer le statut d'un ticket
- Démarrer le travail : sur un ticket au statut Reçu, utilisez l'action Démarrer le travail. Le ticket passe à En cours.
- Marquer comme prêt : quand la réparation est terminée, utilisez Marquer comme prêt (depuis Reçu ou En cours). Le ticket passe à Prêt à retirer et la date de mise à disposition est enregistrée. C'est à ce stade que le bon de sortie devient disponible, à imprimer ou à envoyer au client.
- Ajouter une note : à tout moment tant que le ticket est ouvert, utilisez Ajouter une note pour consigner une intervention, une observation ou un échange avec le client. La note s'ajoute à l'historique.
💡 Astuce : un ticket est considéré comme ouvert (modifiable) tant qu'il est Reçu, En cours ou Prêt à retirer. Une fois clôturé ou annulé, il ne peut plus être modifié.
Joindre des documents au ticket
- Ouvrez la fiche du ticket, section Documents.
- Ajoutez un document en téléchargeant un fichier ou en le numérisant directement si un scanner est disponible.
- Renseignez si besoin une référence pour retrouver le document.
- Chaque document peut ensuite être téléchargé, modifié (remplacer le fichier, changer la référence) ou supprimé.
💡 Astuce : joignez au ticket les photos de l'état à la réception, le bon de garantie ou tout justificatif remis par le client — tout reste attaché au ticket.
Créer une commande de réparation (devis à facturer)
- Ouvrez la fiche du ticket (il doit être encore ouvert et ne pas déjà être lié à une commande).
- Dans le bloc réparation, cliquez sur Créer la commande de réparation.
- Vous êtes redirigé vers le bon de vente correspondant, créé à l'état Devis, pré-rempli avec les coordonnées du client.
- Complétez le devis (pièces, main-d'œuvre, montants) et encaissez-le dans le module Point de vente / Ventes.
Le ticket conserve un lien vers cette commande ; une entrée apparaît dans son historique. Le ticket ne calcule aucun montant lui-même : toute la facturation vit dans le bon de vente. Le montant estimé saisi à la prise en charge reste purement indicatif ; le bon de sortie affichera, lui, le montant réel de la commande.
⚠️ Si une commande de réparation existe, la clôture du ticket exige que cette commande soit payée. Encaissez le devis avant de clôturer.
Clôturer un ticket (restitution)
- Sur un ticket Reçu, En cours ou Prêt à retirer, utilisez l'action Clôturer le ticket.
- Si une commande de réparation est rattachée et n'est pas payée, la clôture est refusée : encaissez-la d'abord.
- À la clôture, le ticket passe au statut Clôturé, la date de clôture est enregistrée, et le numéro de série est libéré (repassé en « restitué ») dans le stock.
Une entrée Ticket clôturé est ajoutée à l'historique. Pour un produit soumis à conformité, une sortie de registre est automatiquement enregistrée, en reprenant les informations saisies à la prise en charge.
Annuler un ticket
- Sur un ticket qui n'est ni clôturé ni annulé, utilisez l'action Annuler le ticket.
- Vous pouvez saisir une note expliquant le motif de l'annulation.
- Le ticket passe au statut Annulé, la date d'annulation est enregistrée, et le numéro de série est libéré dans le stock.
Une entrée Ticket annulé est ajoutée à l'historique. Si une entrée de registre avait été créée à la prise en charge, une sortie compensatoire est automatiquement enregistrée pour un produit soumis à conformité.
Imprimer ou envoyer les documents du ticket
Deux documents PDF accompagnent le ticket :
- Le bon de dépôt : disponible à tout moment, il récapitule la référence du ticket, les notes et l'état constaté, le montant estimé, les coordonnées du client, les informations produit et le numéro de série. Remettez-le au client comme preuve de dépôt.
- Le bon de sortie : disponible dès que le ticket est Prêt à retirer (ou clôturé), il ajoute les notes de réparation, le montant de la commande de réparation et sa référence. Remettez-le au client à la restitution.
Pour chacun, depuis la liste ou la fiche du ticket :
- Imprimer le bon de dépôt / Imprimer le bon de sortie : le PDF est généré et téléchargé.
- Envoyer le bon de dépôt par email / Envoyer le bon de sortie par email : un email est envoyé au client (l'adresse de sa fiche est proposée par défaut) avec le PDF en pièce jointe. Le contenu de l'email s'appuie sur les modèles configurables du module.
💡 Astuce : envoyez le bon de sortie par email dès que vous marquez le ticket Prêt à retirer — c'est un bon moyen de prévenir le client que son objet l'attend. L'envoi reste une action manuelle : aucune notification automatique n'est envoyée.
Configuration (administrateur)
Dans le menu Atelier → Configuration, les administrateurs peuvent régler :
- Le préfixe des tickets utilisé pour générer les références (jetons {year}, {month}, {day} disponibles — par défaut WS-{year}-) ;
- L'en-tête et le pied de page affichés sur le bon de dépôt et le bon de sortie ;
- Les mentions légales par document : un texte libre ajouté avant les signatures sur le bon de dépôt (clauses de prise en charge) et sur le bon de sortie (garantie sur la réparation, par exemple) ;
- Les modèles de documents PDF du module (bon de dépôt, bon de sortie), personnalisables ;
- Les modèles d'emails du module (envoi du bon de dépôt, envoi du bon de sortie), personnalisables.
Le rattachement à la conformité et au registre dépend, lui, de la configuration des types de produit de conformité, gérée dans les modules correspondants. Lorsqu'un produit y est soumis, les entrées et sorties de registre sont créées automatiquement à la prise en charge, à la clôture et à l'annulation.
Bon à savoir
- Un objet par ticket : un ticket = un produit + un numéro de série. Le détail des pièces et de la main-d'œuvre se saisit dans la commande de réparation (devis), pas sur le ticket.
- Un seul type de prestation : seule la réparation est disponible aujourd'hui.
- Réservation du stock : tant que le ticket est ouvert, le numéro de série est réservé (statut « en réparation ») et ne peut pas être pris ailleurs. Il est libéré à la clôture ou à l'annulation.
- Champs figés après création : produit, numéro de série et conformité ne se modifient plus une fois le ticket créé. Les autres informations (client, notes, montant estimé…) restent éditables tant que le ticket est ouvert.
- Emails manuels uniquement : l'envoi du bon de dépôt ou de sortie par email se déclenche à la demande ; il n'y a ni notification automatique ni envoi de SMS.
- Historique complet : chaque action (création, démarrage, mise à disposition, note, commande de réparation, clôture, annulation) est tracée avec sa date et son auteur.
Modules liés
- Contacts — pour retrouver et gérer les clients rattachés aux tickets.
- Point de vente — pour compléter et encaisser la commande de réparation (devis) créée depuis un ticket.
- Consignes / dépôt-vente — même logique de suivi d'un objet par numéro de série : un numéro déjà en consigne ne peut pas être pris en atelier.