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Administration

Guide utilisateur — configurer votre organisation, gérer les utilisateurs et régler l'envoi d'emails depuis le module Administration.

À quoi sert ce module

Le module Administration regroupe tout ce qui touche au réglage de votre boutique :

  • les informations de votre organisation (nom, logo, adresse, devise, langue) reprises sur vos tickets et documents ;
  • les utilisateurs qui peuvent se connecter, leurs modules et leurs droits ;
  • la configuration e-mail (serveur d'envoi et test) ;
  • les paramètres transverses (modes de paiement) et la configuration de chaque module ;
  • le journal d'activité de la boutique.

Où le trouver

Sélectionnez le module Administration (icône engrenage) dans la barre de menu principale. Son menu propose : Organisation, Utilisateurs, Activité, Modules et Paramètres.

ℹ️ Le module Administration n'est visible que pour les utilisateurs disposant du rôle Admin. Si vous ne le voyez pas, demandez à un administrateur de votre boutique.

Configurer votre organisation

Administration → Organisation ouvre la page Configuration de l'organisation : les informations générales et les paramètres par défaut de votre boutique.

La page s'ouvre en lecture : logo et nom en tête, puis trois blocs Adresse, Contact et Préférences. Cliquez sur le crayon pour passer en édition.

Détails de la boutique

  1. Logo de l'organisation — l'image utilisée en en-tête de vos tickets et documents. Chargez un fichier image (500 Ko maximum) ; vous pouvez le remplacer ou le supprimer à tout moment.
  2. Identifiant de l'organisation — le nom commercial affiché sur l'interface et les documents.
  3. Informations complémentaires — texte libre repris sur vos documents : numéro d'entreprise, forme juridique, mentions légales…

Adresse et contact

Complétez le pays, l'adresse (et son complément), le code postal, la ville, le téléphone et l'email de l'organisation. Ces coordonnées apparaissent sur vos documents (factures, tickets, bons).

Préférences

  • Devise — appliquée aux prix et aux documents imprimés (Euro, Dollar, Livre, Franc suisse).
  • Langue — langue de l'interface et des emails sortants (Français, English).
  • Pays par défaut — pays présélectionné à la création d'un nouveau client.

Cliquez sur Enregistrer pour valider — le bouton n'est actif que si vous avez modifié quelque chose.

ℹ️ Boutique connectée (Prestashop) : les informations de l'organisation proviennent de votre boutique en ligne et sont synchronisées ; elles ne se modifient pas depuis Positize. Cette page affiche aussi l'URL de votre site et l'état du jeton de connexion.
💡 Astuce : certains modules (armurerie…) ajoutent ici leurs attributs de conformité propres à votre boutique — remplissez-les dans la même page.

Gérer les utilisateurs

Administration → Utilisateurs liste toutes les personnes qui peuvent se connecter à votre boutique : prénom, nom, email, modules accessibles et rôle Admin.

Ajouter un utilisateur

  1. Cliquez sur Ajouter un utilisateur.
  2. Renseignez les informations personnelles : prénom, nom, email.
  3. Définissez un mot de passe (8 caractères minimum) — l'utilisateur pourra le changer ensuite depuis son profil.
  4. Dans Paramètres, choisissez les modules auxquels il a accès : il ne verra que ceux-là dans son menu.
  5. Activez l'interrupteur Admin s'il doit gérer la configuration et les autres utilisateurs.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
💡 Astuce : limitez les modules au strict nécessaire — un vendeur n'a souvent besoin que du point de vente, un bénévole que des adhésions. Vous pourrez élargir plus tard.

Modifier, désactiver le rôle Admin, supprimer

  • Modifier : cliquez sur le crayon (ou sur le nom) pour rouvrir la fiche — modules et rôle compris. Le mot de passe n'est pas affiché en édition.
  • Admin : le rôle se bascule directement depuis la liste. Vous ne pouvez pas retirer votre propre rôle Admin — un autre administrateur doit le faire.
  • Supprimer : cliquez sur la corbeille, puis confirmez. L'utilisateur ne pourra plus se connecter.
ℹ️ Boutique connectée (Prestashop) : les utilisateurs se créent en sélectionnant un employé Prestashop existant — nom, prénom et email sont repris de votre boutique en ligne.
💡 Astuce : le bouton Exporter en Excel produit la liste complète des utilisateurs avec leurs modules et leur rôle.

Rappel : combien d'utilisateurs ?

Le nombre d'utilisateurs dépend de votre formule : un seul en Free, illimité en Pro et Connect — voir Choisir votre formule.

Configurer l'envoi d'emails

Administration → Paramètres → Email ouvre la page Configuration e-mail : c'est ici que se règle l'envoi de tous les emails sortants (documents envoyés aux clients, campagnes…).

Le plus simple : le serveur Positize

Laissez l'interrupteur Utiliser le serveur Positize activé : Positize se charge d'envoyer vos emails, rien d'autre à configurer.

Utiliser votre propre serveur SMTP

Désactivez Utiliser le serveur Positize pour envoyer les emails depuis votre propre adresse, via le serveur de votre fournisseur (Gmail, OVH, Outlook…). Renseignez :

  1. Serveur SMTP — le nom d'hôte du serveur sortant (ex. smtp.gmail.com).
  2. Port — généralement 587 (STARTTLS) ou 465 (SSL).
  3. Identifiant et Mot de passe — vos identifiants d'authentification SMTP.
  4. Sécurité — active le chiffrement TLS/SSL de la connexion.
  5. Expéditeur par défaut — l'adresse utilisée comme expéditeur des emails (ex. contact@ma-boutique.be).

Cliquez sur Enregistrer.

Tester l'envoi

La section Test d'envoi d'email vous permet de vérifier vos réglages sans attendre un vrai envoi :

  1. L'expéditeur est pré-rempli avec votre expéditeur par défaut, le destinataire avec votre propre email — ajustez si besoin.
  2. Cliquez sur Envoyer un email de test.
  3. Un message confirme le succès, ou détaille l'erreur retournée par le serveur.
💡 Astuce : enregistrez d'abord vos paramètres SMTP — le bouton de test reste désactivé tant que des modifications ne sont pas sauvegardées.
ℹ️ Chez certains fournisseurs (Gmail notamment), le mot de passe SMTP est un mot de passe d'application à générer dans les réglages de sécurité de votre compte, pas votre mot de passe habituel.

Les autres réglages du module

  • Paramètres → Modes de paiement — créer et activer vos moyens d'encaissement (espèces, cartes, virement…) et connecter un fournisseur de terminal de paiement (test de connexion inclus). Voir Point de vente.
  • Modules — chaque module actif a sa page de configuration dédiée (Contacts, Catalogue, Ventes, Point de vente, Inventaire, Préparation, Achats, Services, Abonnements, Dons, Communication…). Ces réglages sont détaillés dans le guide de chaque module.
  • Activité — le journal des actions réalisées dans la boutique (commandes validées, paiements…), filtrable par utilisateur, action, type et période. Pratique pour retrouver « qui a fait quoi ».

Bon à savoir

  • Toutes les pages de configuration fonctionnent pareil : le bouton Enregistrer ne s'active que si vous avez modifié quelque chose, et une barre d'actions apparaît en bas tant que des changements sont en attente.
  • Admin ou pas : le rôle Admin donne accès à l'ensemble du module Administration ; les autres utilisateurs n'y voient rien, même si le module leur est assigné par erreur.
  • Profil personnel : chaque utilisateur règle lui-même sa langue, son mot de passe et ses imprimantes depuis son profil — voir Premiers pas.

Modules liés